¿Qué es la vista de destalle de las facturas?
Cuando haces clic en una factura, accedes a su vista de detalle. Desde donde puedes revisar el documento, completar datos faltantes y validar todo antes de contabilizar.
✨El formulario muestra los datos que la IA ha extraído y cumplimentado automáticamente a partir del documento, como el número de factura, las fechas, la base imponible, las cuotas o el tipo de operación.
Visualización de la factura
La vista de detalle se divide en dos partes: el visor PDF a la izquierda y el formulario editable a la derecha.
En el visor puedes consultar el documento completo, hacer zoom, rotarlo, descargarlo y realizar otras acciones. Al mismo tiempo, en el formulario encontrarás todos los datos de la factura que la IA ha extraído y completado automáticamente, con la posibilidad de revisarlos y modificarlos según tus necesidades.
Acciones clave en esta vista:
Validar: marca la factura como lista para contabilizar. Una vez validada el botón cambiará a Contabilizar.
Guardar: guarda cambios en documentos no validados si quieres seguir trabajando más tarde.
Menú de acciones (:)
Cambiar tipo de factura: corrige rápidamente la sección a la que pertenece la factura si se ha clasificado en Compras o Ventas de forma incorrecta.
Cambiar de empresa: traslada la factura a otra empresa que tengas asignada cuando el documento no corresponda a la empresa actual.
Separar documento: divide un mismo documento en varias facturas independientes cuando sea necesario.
Reprocesar: vuelve a procesar la factura si no ha podido ser leída correctamente durante el procesamiento inicial.
Archivar factura: mueve la factura al archivo para revisarla más adelante o cuando no deba contabilizarse en ese momento.
Eliminar factura: elimina la factura de forma permanente. Esta acción no se puede deshacer, por lo que, si vuelves a necesitarla, deberás importarla nuevamente.
Verificaciones automáticas y avisos
Kabilio detecta posibles errores antes de que valides, para evitar sorpresas:
Descuadre de totales: si la suma de Base + Cuotas no coincide con el Total, la validación se bloquea y ves un aviso de descuadre en rojo. Necesitas corregirlo primero.
Cuotas inesperadas: si el valor de una cuota no es el esperado, aparecerá un aviso en azul. Podrás validar igualmente si el total es correcto.
Documentos duplicados: si Kabilio detecta que una factura está duplicada, mostrará un aviso para que una se elimine antes de continuar.
Duplicados potenciales: si el mismo número de factura ya está procesado (aunque el archivo sea diferente: un PDF y una foto, por ejemplo), Kabilio te sugiere la posible duplicidad para que la puedas tener en cuenta.
Validación y contabilización
Una vez completada la factura y sin errores detectados, puedes validarla. Al validar, marcas la factura como correcta y lista para el siguiente paso: la contabilización.
Recuerda que una factura debe estar validada antes de poder contabilizarse. La validación es el paso de control de calidad que asegura que todo está correcto.
Después de validada, el botón cambia a Contabilizar, al hacer clic la factura se envía a A3 y se registra el asiento contable.
Puedes ver en el detalle de la factura el número del asiento generado en A3.
ℹ️ Una vez contabilizada, la factura no se puede editar.
Validación automática de facturas con IA
Kabilio valida facturas de forma automática si tienes activada esta opción en la configuración de la empresa.
Para revisarla o activarla, accede al menú lateral y dirígete a Configuración → Parámetros de empresa → Facturas.
Cuando esta funcionalidad está habilitada, las facturas en estado Pre-validado pasarán automáticamente a Validado siempre que las tres últimas facturas contabilizadas de un mismo tercero hayan sido aceptadas sin modificaciones, es decir, con un 100 % de coincidencia respecto a la propuesta realizada por la IA de Kabilio.
Inferencia de la IA
Kabilio rellena automáticamente la mayoría de campos basándose en el contenido del documento.
Contrapartida (Gasto o Ingreso): Se asigna según la parametrización general o la ficha del tercero si tiene una personalizada.
✨ En los casos que se trate de un nuevo tercero, o de un tercero que no tenga configurada una cuenta de contrapartida en su ficha. Kabilio detectará, dentro del plan contable de la compañía la cuenta que mejor corresponda para cada una de las facturas y realizará una sugerencia.
Tipo de operación y modelo: la IA detecta si se trata de una operación nacional, intracomunitaria, con inversión del sujeto pasivo, o cualquier otra tipología. Entiende el contenido del documento y selecciona automáticamente el modelo correspondiente.
Parámetros especiales: El sistema también identifica retenciones, diferentes porcentajes de IVA, facturas rectificativas, moneda extranjera, VIES para intracomunitarias y otros parámetros.
Si encuentra algo especial, aparecerá indicado en la vista de detalle.
Otros parámetros: Suplidos, importaciones, IVA parcialmente deducible. La IA los detecta automáticamente si están en el documento.
Selección de contrapartida automática con IA
La contrapartida (Gasto o Ingreso) se asigna automáticamente según dos reglas:
Si el tercero ya existe: se usa la contrapartida que está configurada en la ficha del tercero (proveedor o cliente). Kabilio detecta automáticamente si existe y traslada esa configuración.
Si el tercero es nuevo o no tiene contrapartida asignada: la IA analiza el contenido de la factura (tipo de gasto, naturaleza de la operación) y sugiere la cuenta que mejor corresponde en cada caso.
Esta sugerencia se calcula automáticamente teniendo en cuenta el plan contable de la empresa en la que estás trabajando.
ℹ️ En ambos casos, siempre puedes cambiar la contrapartida manualmente si necesitas algo diferente.
Creación de cuentas manualmente
Si necesitas crear nuevas cuentas puedes hacerlo desde la vista de detalle directamente sin salir de esta.
Para cuentas de tercero (proveedor/cliente): haz clic en la flechita junto a Cuentas de proveedor/cliente y en el desplegable selecciona + Crear cuenta de forma manual y configura los datos de la nueva cuenta.
→ Se creará automáticamente cuando valides la factura.
Para cuentas de contrapartida (gasto/ingreso): Haz clic en la flechita junto a Contrapartida, y en el desplegable selecciona + Crear cuenta y configura la cuenta que necesites.
✅ Nota: También puedes crear cuentas desde las fichas de proveedor/cliente de la misma manera, si prefieres hacerlo desde allí.
Campo tesorería al contado
Si la factura corresponde a un pago al contado, puedes indicarlo mediante este campo.
Para ello, en la parte inferior del formulario abre el desplegable + Añadir parámetros y selecciona Pago al contado. A continuación, podrás indicar la cuenta de tesorería a la que asignar el pago, garantizando que la contabilización refleje correctamente la operación.
ℹ️ También puedes asignar pagos al contado de forma masiva seleccionando múltiples facturas y usando el menú de acciones (:) Modificar → Pago al contado.
Facturas bienes de inversión
Puedes identificar facturas que corresponden a la compra de bienes de inversión (activos fijos) marcando la casilla correspondiente en el formulario.
Abre el desplegable + Añadir parámetros y deja marcada la opción Bien de inversión.
ℹ️ Al hacerlo, Kabilio enviará esta información a A3 como tipo de apunte de Bien de Inversión, con la cuenta contable adecuada si está configurada.