Kabilio acepta documentos en los siguientes formatos: PDF, JPG, PNG. Puedes cargarlos de forma individual o unida en un mismo archivo (multi-factura) y la IA se encargará de separarlos automáticamente.

También puedes importar un documento Excel manualmente, donde cada fila representa una factura diferente.

En la vista de empresa, accede a cualquiera de las pestañas: Facturas de compra o Facturas de venta. En ambas encontrarás el botón Importar documentos ubicado en la esquina superior derecha.

💡Es indiferente desde qué pestaña cargues los documentos. Kabilio comprende automáticamente cuál es una factura de venta y cuál es de compra, y las sube en la sección correcta.

También puedes acceder al botón desde el menú lateral: Configuración → Carga de documentos → Importar documentos.

Una vez pulses Importar documentos, puedes transferir los archivos desde tu dispositivo o arrastrándolos directamente desde tu carpeta.

Cuando termines descargar los documentos, pulsa el botón Subir documentos.
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Si detectamos documentos con errores: Podrás continuar con la importación del resto de documentos válidos. Se ofrece la opción Ver solo documentos con error para revisar rápidamente solo aquellos con problemas y poder retirarlos de la importación.
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✅ Una vez subidos, la IA de Kabilio empezará el reconocimiento y clasificación de documentos y los agregará al listado con su respectiva información y estado para que puedas validarlos.

❗¿Qué ocurre si cargas documentos de una empresa incorrecta?

Si la IA detecta que una factura pertenece a otra empresa, te lo informará para que puedas cambiar las facturas a la empresa correcta sin necesidad de eliminar documentos y volverlos a cargar.

Accede a la empresa, entra en Facturas recibidas o Facturas emitidas según el tipo de documentos, y pulsa la flechita junto a Importar documentos en la esquina superior derecha. Selecciona Importar archivo Excel o CSV.

⚠️ Importante: En este caso es estrictamente necesario que se importen en el apartado correspondiente.

Se abrirá una pantalla donde podrás cargar el documento desde tu ordenador o arrastrarlo.

Proporcionamos una plantilla que puedes descargar, completar y usar, aunque también tienes opción de cargar tu propio archivo, no obstante hay unos campos obligatorios que deben informarse en cualquier caso:

✅ Inferencia automática de columnas: Una vez cargado el archivo, el sistema realiza la inferencia de columnas con IA. Esto quiere decir, que las columnas del archivo, se asignan automáticamente con su equivalente en la plataforma, eliminando la necesidad de asignarlas manualmente.
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→ Se trata de una sugerencia que puede modificarse según necesidad.

✅ Validación automática de VIES: Se valida automáticamente el VIES para el campo NIF sin necesidad de información adicional en el Excel. Esto permite añadir operaciones intracomunitarias en empresas donde están habilitadas.

Puedes activar esta opción desde Configuración → Carga de documentos, en el listado Otros canales disponibles. Pulsa el botón Activar junto a la opción Email.

Se abrirá una ventana con una dirección de correo electrónico generada automáticamente.

❗Esta dirección es exclusiva para la empresa en la que estés trabajando y será diferente para cada cliente.

El siguiente paso es enviar los documentos a la dirección de correo generada. Kabilio procesará por orden de llegada todas las facturas que contenga el correo y las trasladará automáticamente a las secciones correspondientes (facturas de compra o de gasto) sin necesidad de que hagas nada más.

Kabilio se integra con Dropbox para que aproveches tu flujo de trabajo actual. El software importará automáticamente las nuevas facturas que subas a Dropbox después de la conexión, por orden de llegada.

Puedes activar esta opción desde Configuración → Carga de documentos, en Otros canales. Pulsa Activar junto a Dropbox.
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Se abrirá una ventana para poder conectar la cuenta y selecciones las carpetas que quieras compartir con Kabilio.

✅ Próximamente: Tendremos disponibles también integraciones con Google Drive y Microsoft OneDrive.