Acceso clientes es la sección del back-office de tu asesoría desde la que invitas a tus clientes a trabajar contigo en Kabilio y sigues en qué punto está cada uno: si le falta el email, si está invitado, si ya se ha registrado o si usa Kabilio.

La encuentras en el menú lateral → Acceso clientes. Pueden entrar los usuarios de la asesoría con rol Propietario, Administrador, Supervisor Contable o Contable, y cada uno ve las empresas a las que tiene acceso. En la lista solo aparecen las empresas conectadas; si falta alguna, puedes conectarla desde Config. empresas → Conexión y edición.

Qué ves en la pantalla

Tarjetas de estado, arriba, con el número de empresas en cada estado. Al pulsar una, la tabla muestra solo ese estado; al volver a pulsarla, se quita el filtro
Buscador y filtros: buscas por empresa, CIF, contacto o email, y filtras por Tipo de cliente y Equipo asesor. En la pestaña Todas tienes también Email (con o sin email) y Notificaciones de envío (Enviado, Abierto, No entregado, Marcado como spam)
Pestañas: Todas y una por estado, con su recuento
Tabla: Estado, Envío, Empresa, Contacto y Email. Con Editar columnas puedes añadir CIF / NIF, Teléfono y Equipo asesor

Qué significa cada estado

Sin email: la empresa no tiene email de contacto y no se le puede invitar
Por invitar: tiene email y aún no se le ha invitado
Invitado / Pte. aceptar: la invitación se ha enviado y el cliente aún no se ha registrado
Sin actividad >90 días: el cliente está registrado, pero no ha usado Kabilio en los últimos 90 días
Con actividad <90 días: el cliente está registrado y ha usado Kabilio en los últimos 90 días
Suscrito: la empresa tiene contratado un plan de pago de Kabilio empresas

Kabilio actualiza el estado solo. Cuenta como uso lo que hace tu cliente en su empresa: emitir facturas, subir documentos, conectar un banco o importar movimientos.

Añadir los datos de contacto

Para invitar a un cliente necesitas su email. El nombre de la persona de contacto y el teléfono son opcionales.

Importar un archivo

Pulsa Importar datos, arriba a la derecha
Sube un archivo .xls, .xlsx o .csv de 4 MB como máximo. Si no lo tienes preparado, puedes pulsar Descargar plantilla, Exportar toda la cartera o Exportar solo los clientes sin email, completarlo y subirlo
Pulsa Siguiente y relaciona cada columna de tu archivo con su dato: NIF y Email son obligatorios; Nombre y apellidos y Teléfono son opcionales. Marca La primera fila son los encabezados si tu archivo los tiene
Revisa la comprobación: Kabilio cruza cada fila con tu cartera por NIF y te indica cuántas tienen errores. Puedes pulsar Descargar y reparar para corregir las filas con error
Pulsa Siguiente, revisa los datos y pulsa Importar

Al terminar verás Importación completada, con el número de empresas actualizadas y de filas excluidas.

💡 Si una empresa ya tenía datos de contacto, la importación los sustituye por los del archivo.

Escribirlos en la tabla

Pulsa en la celda vacía de la empresa: + Añadir contacto, + Añadir email o + Añadir teléfono
Escribe el dato y pulsa Enter para guardar y bajar a la fila siguiente. Puedes usar Tab para pasar al campo siguiente y Esc para cancelar

También puedes completar los datos desde el panel lateral de la empresa.

Invitar a tus clientes

Solo se pueden invitar las empresas en estado Por invitar.

A un cliente

En la fila de la empresa, pulsa Invitar
Revisa el panel Invitación a colaborar en Kabilio
Pulsa Invitar

A varios clientes a la vez

En la pestaña Todas o Por invitar, marca las casillas de las empresas
En la barra inferior, pulsa Invitar. Si has marcado empresas en otros estados, Kabilio te indica cuántas se pueden invitar
Revisa el panel y pulsa Invitar a N

Qué revisas en el panel de invitación

Destinatarios: las empresas y los emails a los que llegará la invitación
Responder a: aparece tu email. Puedes cambiarlo o añadir otros para recibir las respuestas de tus clientes
Personalizar mensaje: un mensaje tuyo, de hasta 400 caracteres, que acompaña a la invitación y a cada recordatorio
Recordatorios: con Enviar recordatorios en este envío decides si este envío lleva recordatorios
Previsualización de la invitación: el correo tal y como lo recibirá tu cliente

Al pulsar Invitar verás Invitaciones en camino para N clientes. Si alguna empresa no se puede invitar, el aviso indica cuántas se han omitido y el motivo.

Tu cliente entra en Kabilio con el rol Cliente Propietario de su empresa. Si ya tenía cuenta en Kabilio, no recibe una invitación: se le da acceso a la empresa y recibe un aviso.

Por qué no se invita a una empresa

Empresa sin correo electrónico de contacto o Formato de correo electrónico incorrecto: añade o corrige el email
Este contacto es un miembro de tu asesoría: pon el email de tu cliente o escribe a soporte
El cliente ya se ha registrado: no hace falta invitarle
La empresa ya está invitada: puedes reenviar la invitación
Empresa no conectada a A3: conecta la empresa
El contacto está bloqueado en esta empresa: puedes desbloquearlo en Equipo
Esta empresa todavía no tiene un Cliente Propietario activo: el contacto ya es Cliente Colaborador en Kabilio. Puedes poner otro email o escribir a soporte
Sin permisos para invitar a este cliente: pide acceso a la empresa a un Propietario o Administrador

Reenviar una invitación

En una empresa en estado Invitado / Pte. aceptar, pulsa Reenviar en la fila, o Reenviar invitación en su panel lateral
Revisa el panel Reenviar la invitación y pulsa Invitar

Solo puede reenviarla el asesor que la envió.

Seguir las invitaciones

La columna Envío muestra qué ha pasado con la invitación. Pasa el ratón por el icono para ver el detalle:

Invitando…: la invitación está saliendo
Invitada: la invitación se ha enviado
Recordatorio enviado: ya ha salido al menos un recordatorio
Email abierto: tu cliente ha abierto alguno de los correos
Abrió el enlace, no se ha registrado: entró en el enlace, pero no terminó el registro
Sin respuesta o Sin respuesta, pero la leyó: terminaron los recordatorios y no hubo respuesta
Rebotada: el correo no llegó

Si la invitación rebota, Kabilio te indica el motivo. Si la dirección no existe, el buzón está lleno o el servidor la rechazó, corrige el email y vuelve a invitar. Si tu cliente la marcó como spam, no vuelvas a invitar a esa dirección.

Panel de seguimiento de una empresa

Pulsa la fila de la empresa, o ⋮ → Ver actividad, para abrir Seguimiento y actividad:

Progreso del cliente: en qué estado está
Datos de contacto: puedes editar Nombre y apellidos, Email y Teléfono y pulsar Guardar
Actividad: la línea de tiempo con el envío de la invitación, cada recordatorio, las aperturas, los rebotes, el registro y los cambios de estado

Con las flechas Cliente anterior y Cliente siguiente pasas de una empresa a otra sin cerrar el panel.

[CAPTURA: panel «Seguimiento y actividad» con el progreso, el contacto y la línea de tiempo]

Descargar el listado

Marca las empresas que quieras
En la barra inferior, pulsa Descargar y elige Excel (.xlsx) o CSV (.csv)

Personalizar las invitaciones

Los correos de invitación salen con la imagen de tu asesoría. Se configuran en Asesoría → Configuración:

En la pestaña Perfil, Apariencia visual: el Logo (.jpg o .png) y el Color base de la cabecera y los botones del correo, con su vista previa
En la pestaña Invitaciones a clientes, Secuencia de invitación: si se envían recordatorios automáticos, cada cuántos días (2, 3, 5 o 7) y cuántas veces como máximo (1, 2 o 3). Los recordatorios se paran cuando tu cliente se registra
En la misma pestaña, Emails de invitación: los correos que recibe tu cliente y cuándo sale cada uno

❗Solo los usuarios con rol Propietario o Administrador pueden guardar cambios en esta configuración.

Preguntas frecuentes

¿Por qué una empresa de mi cartera no aparece en Acceso clientes?

Acceso clientes solo muestra las empresas conectadas a las que tienes acceso. Si no está conectada, puedes conectarla desde Config. empresas → Conexión y edición. Si está conectada y aun así no la ves, pide a un Propietario o Administrador que te dé acceso.

¿Puedo cambiar el rol de un cliente o quitarle el acceso desde aquí?

No. Acceso clientes sirve para invitar y hacer seguimiento. El cliente invitado entra como Cliente Propietario, y los roles y los accesos se gestionan desde Equipo.

¿Por qué no puedo reenviar una invitación?

Solo puede reenviarla el asesor que la envió; si la envió otra persona, el botón aparece desactivado. Además, solo se reenvían las invitaciones de empresas en estado Invitado / Pte. aceptar.

¿Qué pasa si mi cliente no responde a la invitación?

Recibe los recordatorios configurados y, cuando terminan, la columna Envío muestra Sin respuesta o Sin respuesta, pero la leyó. Puedes abrir su panel de seguimiento para ver si abrió el correo o el enlace y contactarle directamente.

¿Puedo volver a importar un archivo de contactos?

Sí. Kabilio cruza cada fila con tu cartera por NIF y sustituye los datos de contacto que ya hubiera. Puedes corregir las filas con error y volver a subirlas las veces que necesites.