La conciliación puede llevarse a cabo emparejando facturas con transacciones o bien asignando directamente una cuenta contable al movimiento.
Para emparejar facturas con una transacción:
Ve a Transacciones en el menú lateral
Haz clic en cualquier transacción de la tabla
Se abrirá la vista de detalle a la derecha
Selecciona la pestaña Emparejar
Desde esta vista puedes ver toda la información del movimiento bancario y gestionar sus emparejamientos con facturas.
El emparejamiento relaciona automáticamente una factura con un movimiento bancario, asignando la cuenta del proveedor o cliente como contrapartida.
Buscar facturas disponibles
En la vista de detalle, haz clic en Añadir facturas
Usa los filtros para encontrar la factura:
Tipo: Emitida o recibida (se filtra automáticamente según el signo de la transacción)
Fecha de emisión
Tercero
Total factura
Saldo pendiente
Usa el buscador para localizar por número de factura o nombre del tercero
Selecciona las facturas correspondientes al movimiento
Haz clic en Emparejar
Estados de emparejamiento de facturas
Una vez vinculadas, las facturas pueden estar en tres estados:
Emparejada: El 100% de la factura se ha emparejado con la transacción. La factura no tiene saldo pendiente
Emparejada parcial: Solo una parte de la factura se ha emparejado. Esto ocurre cuando la factura es mayor que la transacción o cuando parte de la factura ya estaba emparejada con otra transacción
No emparejada: La factura está vinculada pero no emparejada porque se ha superado el saldo de la transacción con otras facturas
Reglas de emparejamiento
Límite de saldo: No se puede sobrepasar el saldo de la transacción. Las facturas se emparejan hasta completar el importe del movimiento bancario
Orden de prioridad: Las facturas se emparejan por fecha de emisión, desde la más antigua a la más reciente
Facturas de distinto signo: Puedes emparejar facturas de cliente y proveedor en la misma transacción si compensan el saldo. Por ejemplo, un pago de 200€ puede incluir una factura de proveedor de 1.000€ y una de cliente de 800€
Desvincular facturas
Si necesitas eliminar el emparejamiento de una factura:
En la vista de detalle de la transacción, localiza la factura
Haz clic en el botón con los tres puntos y Desemparejar
La factura desaparecerá y el saldo pendiente se actualizará
ℹ️ Importante: No es posible desvincular facturas de transacciones ya contabilizadas que estén emparejadas total o parcialmente.
Sugerencias automáticas de emparejamiento
Si no has desactivado la regla de emparejamiento de facturas, Kabilio sugerirá automáticamente facturas para emparejar con tus transacciones.
En la tabla de transacciones verás una etiqueta con las facturas sugeridas
Haz clic en la transacción y abre la pestaña Emparejar para ver las facturas emparejadas automáticamente por Kabilio
Puedes visualizar la factura directamente desde esta vista, haciendo clic en el icono de la factura
Para aceptar el emparejamiento automático, haz clic en Añadir
Para rechazar el emparejamiento automático, haz clic en Descartar
❗Nota: Las sugerencias se eliminan automáticamente si emparejas manualmente otras facturas que completen el saldo de la transacción.
Revisar sugerencias en bloque
La pantalla Sugerencias de emparejamiento reúne en una sola tabla todas las facturas que Kabilio ha sugerido para tus transacciones, para que las aceptes o las descartes sin abrir los movimientos uno a uno.
Por ejemplo: si tras sincronizar el banco hay 80 cobros con su factura sugerida, los revisas en una lista y los aceptas todos con un clic.
Abrir las sugerencias
El botón Sugerencias muestra las sugerencias que tienes pendientes.
Cada fila es una sugerencia: a la izquierda, la transacción (concepto, importe y cuenta bancaria); a la derecha, la factura sugerida (tercero, número, fecha, saldo pendiente, tipo y estado). Cada lado tiene su propio buscador y sus filtros, y con Editar columnas puedes mostrar más datos, como la fecha de vencimiento.
Para comprobar una factura antes de aceptarla, pasa el ratón por encima y haz clic en ella para ver el PDF, o en (⁝) → 'ver vista detalle' para abrirla en otra pestaña.
Aceptar o descartar sugerencias
Aceptar una sugerencia empareja la factura igual que si lo hicieras a mano; si cubre todo el importe, la transacción pasa a Validada.
Una sugerencia: haz clic en Aceptar o en la X de su fila
Varias: marca sus casillas y haz clic en Aceptar o Descartar en la barra que aparece bajo la tabla
Todas: haz clic en el botón Aceptar todas, arriba a la derecha
❗Aceptar todas acepta al momento, sin pedir confirmación, todas las sugerencias que cumplen los filtros activos, no solo las de la página que ves. Si quieres revisar antes, filtra primero.
Una sugerencia descartada no vuelve a aparecer para esa transacción y esa factura.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no veo una transacción en las sugerencias?
¿Por qué no veo una transacción en las sugerencias?
Solo aparecen transacciones A revisar o Pre-validadas con una factura sugerida pendiente. No aparecen las Validadas, Contabilizadas o Archivadas, las marcadas como posible duplicado ni las que tienen el asiento editado a mano. Tampoco las que ha validado el agente de conciliación por tener una confianza alta.
¿Por qué hay transacciones A revisar con una sugerencia?
¿Por qué hay transacciones A revisar con una sugerencia?
Suele pasar con facturas en otra divisa: el importe convertido a euros no coincide exactamente con el del banco. Acepta la sugerencia y asigna la diferencia de cambio en el asiento, o configura las cuentas de diferencias de cambio en la parametrización de la empresa.
¿Puedo deshacer una sugerencia aceptada?
¿Puedo deshacer una sugerencia aceptada?
Sí, mientras la transacción no esté contabilizada. Abre la transacción, ve a la pestaña Emparejar y desvincula la factura. Esa factura ya no volverá a sugerirse para esa transacción.
¿Por qué ha desaparecido una fila sin aceptarla?
¿Por qué ha desaparecido una fila sin aceptarla?
Porque la sugerencia ya no es válida. La factura se ha emparejado con otra transacción o se ha archivado, o la transacción se ha validado por otra vía, por ejemplo porque otra persona la ha aceptado a la vez.
Si acepto una factura, ¿qué pasa con las otras sugerencias de esa transacción?
Si acepto una factura, ¿qué pasa con las otras sugerencias de esa transacción?
Si la factura aceptada cubre todo el importe, las demás sugerencias de esa transacción se descartan automáticamente.