Si facturas lo mismo a un cliente cada cierto tiempo por ejemplo, una cuota mensual, puedes automatizar su creación con las facturas recurrentes. Configuras la factura una vez y Kabilio la genera automáticamente según la frecuencia que elijas.
Encontrarás esta funcionalidad en la sección Ventas → Recurrencias, del menú lateral izquierdo.
Crear una factura recurrente
Puedes crear una recurrencia de dos formas:
Desde Recurrencias, con el botón + Nueva factura recurrente.
Desde una factura ya existente: en su vista de detalle, la opción Crear recurrencia copia automáticamente el cliente, los productos, la numeración, el idioma, la moneda y la forma de pago de esa factura.
Al configurar la recurrencia, defines:
Fecha de inicio (no puede ser anterior a hoy).
Fin de la recurrencia: indefinido, una fecha concreta, o un número determinado de facturas.
Frecuencia: mensual, bimensual, trimestral, anual o personalizada (por ejemplo, cada 2 semanas).
Numeración, idioma, moneda y formas de pago: igual que al crear una factura normal.
Formato de generación: como borrador o como factura finalizada.
Si tienes Verifactu activo y eliges factura finalizada, ten en cuenta que se enviará automáticamente a Verifactu y no podrás modificarla ni borrarla.
Envío automático por email (solo disponible si el formato es "Factura finalizada"): eliges el destinatario y la plantilla de correo, y puedes personalizar el texto solo para esta recurrencia.
Antes de guardar puedes previsualizar la factura. Después, decides si guardar la configuración como borrador (no generará facturas hasta que la actives) o activarla directamente.
La pantalla de Recurrencias
Aquí ves un resumen de todas tus recurrencias configuradas:
Nº de recurrencias activas.
Ingresos recurrentes mensuales: el promedio mensual, sin IVA, de lo que facturas de forma recurrente este año
Resumen del mes
Debajo tienes el listado de recurrencias, con filtros por estado, fecha de inicio, fecha de fin e importe, y un buscador por nombre de cliente.
Cada fila muestra el cliente, la frecuencia, la forma de pago, las fechas de inicio y fin, cuándo se generará la próxima factura y su importe con IVA.
Estados de una recurrencia
Activa: se generan las facturas automáticamente según lo configurado.
Inactiva: la has pausado manualmente. No se generan facturas mientras esté en este estado, y no se generarán después las que te hayas perdido: al reactivarla, la siguiente factura será la que le toque según la fecha, no las atrasadas.
Finalizada: ya se alcanzó la fecha de fin. No quedan facturas programadas.
Pulsando sobre una recurrencia activa puedes desactivarla o editarla; desde una inactiva, reactivarla o editarla; y desde una finalizada, solo editarla.
❗Cualquier cambio que hagas en la configuración afecta únicamente a las facturas futuras, nunca a las ya generadas.
Ver el detalle de una recurrencia
Al hacer clic en una recurrencia de la lista, accedes a su ficha completa, con:
Detalles: importe y fecha de la siguiente factura, formato de emisión, fechas de inicio y fin, frecuencia y vencimiento configurados.
Productos: las líneas que incluye la factura.
Facturas futuras / Facturas pasadas: un listado con las próximas facturas a generar y con el histórico de las ya generadas.
En "Facturas futuras" puedes desactivar la generación de una fecha concreta sin pausar toda la recurrencia, usando el checkbox de esa fila. Esa factura puntual aparecerá luego en "Facturas pasadas" con estado Omitida.
Cómo identificar una factura generada automáticamente
En tu listado de facturas, las que provienen de una recurrencia llevan un icono junto al estado (al pasar el cursor por encima, verás "Factura recurrente").
En el historial de la factura, el creador aparece como "Kabilio" y tienes un acceso directo para "Ver recurrencia".
Cosas a tener en cuenta
Los precios quedan fijados en el momento de crear o editar la recurrencia. Si luego cambias el precio de ese producto en tu catálogo, las facturas de la recurrencia seguirán usando el precio original hasta que edites la recurrencia manualmente; si detectamos una diferencia, te avisamos con un icono.
Fechas de fin de mes: si tu fecha de inicio es el día 31, Kabilio generará la factura el último día de cada mes automáticamente, ya que no todos los meses tienen 31 días.
Si eliminas el cliente asociado a una recurrencia, esta se pausa automáticamente.
Si Verifactu rechaza una factura finalizada, recibirás un aviso por email y la verás marcada como "Rechazada" en el histórico, para que puedas revisarla y volver a enviarla. La recurrencia sigue activa mientras tanto.