Importa tus facturas
Importa tus facturas
Si tienes facturas de venta emitidas previamente al uso del facturador de Kabilio que necesitas subir a Kabilio. Tienes cuatro formas de traerlas a la plataforma : subir el documento manualmente, realizar una importación en Excel, o activar el envío automático por email o Dropbox.
Subir el documento manualmente
En la esquina superior derecha del listado de facturas de venta pulsa en en la flecha ↓ que verás junto a nueva factura, y después escoge + Importar documento .pdf .
Sube el archivo (PDF o imagen) desde tu dispositivo o arrástralo directamente desde tu ordenador, para finalizar y cargar los documentos pulsa Subir documentos.
Kabilio lee el documento automáticamente y extrae los datos de la factura.
ℹ️ Si el archivo que subes contiene varias facturas juntas, Kabilio te propondrá separarlas automáticamente antes de importarlas.
Importar masivamente desde Excel
La importación desde Excel te permite crear múltiples facturas de una vez, a partir de los datos (no del documento original).
En la esquina superior derecha del listado de facturas de venta pulsa en en la flecha ↓ que verás junto a nueva factura, y después escoge + Importar archivos en Excel /CSV .
Se abrirá una pantalla donde podrás cargar el documento desde tu ordenador o arrastrarlo
Puedes hacerlo de dos formas:
Usando la plantilla de Kabilio (recomendado): descarga nuestra plantilla prediseñada, que ya incluye todos los campos necesarios correctamente estructurados y cumpliméntala.
Usando tu propio Excel: si ya tienes tus datos en un formato específico, puedes utilizar tu propio archivo.
Para que la importación sea exitosa, tu archivo debe incluir obligatoriamente:
Fecha de emisión
Cliente - número de documento
Producto - cantidad
Producto - precio unitario
Producto - IVA
✨ Una vez cargado el archivo, el sistema realiza la inferencia de columnas con IA. Esto quiere decir, que las columnas del archivo, se asignan automáticamente con su equivalente en la plataforma, eliminando la necesidad de asignarlas manualmente.
→ Se trata de una sugerencia que puede modificarse según necesidad.
Para finalizar, verifica los datos de las facturas que vas a cargar y finaliza pulsando Importar en la esquina superior derecha.
ℹ️ Kabilio valida toda la información antes de crear las facturas. Si detecta algún error, no podrás continuar hasta que corrijas el archivo y lo vuelvas a importar (comprueba campos obligatorios completos, formato de NIF y formato de fechas, tipos de IVA permitidos, 21 %, 10 %, 4 %, 0 % y que cantidades y precios sean valores numéricos mayores que cero).
Numeración: Kabilio respeta el número de factura que introduzcas en cada línea, incluso si la serie no está parametrizada en tu configuración. Esto te da flexibilidad, pero también implica una responsabilidad importante: debes revisar que no se rompe la correlación numérica de tus facturas para cumplir con la normativa fiscal.
Si alguna línea del Excel no tiene número de factura, Kabilio le asignará automáticamente el siguiente número disponible de la serie configurada por defecto en tu configuración.
💡Es preferible no introducir números de factura y dejar que Kabilio los asigne automáticamente. Así garantizas la correlación correcta y el cumplimiento normativo.Creación automática de clientes: si introduces un NIF que no existe en tu base de datos, Kabilio crea automáticamente la ficha del cliente; podrás completarla después.
Agrupación de líneas: Kabilio agrupa automáticamente en una sola factura (en formato borrador) las líneas del Excel que comparten mismo número de factura (si lo tienen), mismo NIF de cliente y misma fecha de emisión.
❗El total de IVA mostrado en el resumen de la factura, puede diferir en algún céntimo respecto a la suma manual del IVA por línea: Kabilio calcula el IVA por redondeo sobre el total, no línea a línea. Es un método correcto y aceptado por Hacienda.
ℹ️ Estas diferencias son completamente normales se producen por la forma en que se realizan los redondeos y son habituales en los programas de facturación. Tanto el redondeo por líneas como el redondeo por totales son métodos correctos y aceptados por Hacienda.
Correo electrónico
Puedes enviar tus facturas a Kabilio directamente por correo, sin necesidad de subirlas manualmente, usando la dirección de correo que te facilitamos al activar la opción.
Actívalo desde Configuración → Carga de documentos, en Otros canales disponibles. Pulsa Activar junto a Email.
Se abrirá una ventana con una dirección de correo electrónico exclusiva para tu empresa. Solo tienes que enviar tus facturas a esa dirección: Kabilio las importa automáticamente por orden de llegada y las procesa.
Los documentos también llegan de manera automática al espacio de trabajo de tu asesoría.
Dropbox
Kabilio se integra con Dropbox para que lo aproveches si es tu flujo de trabajo habitual.
Actívalo desde Configuración → Carga de documentos → Otros canales, pulsa Activar junto a Dropbox, conecta tu cuenta y selecciona las carpetas que quieras compartir.
Una vez conectado, Kabilio importará automáticamente las nuevas facturas que subas a esa carpeta, por orden de llegada.
Los documentos también llegan de manera automática al espacio de trabajo de tu asesoría.
Qué diferencia hay entre los diferentes tipos de importación
No todas las vías de importación funcionan igual:
Por Excel: la factura se crea en formato borrador y sigue el mismo circuito que una factura hecha a mano en Kabilio: la revisas, la finalizas cuando quieras, y si tienes Verifactu activo se envía a Hacienda al finalizarla.
Por documento (subida manual, email o Dropbox): la factura aparece marcada con "(Importada)" junto al número, y puedes identificarla también por la columna Fuente del listado.
Si le falta algún dato obligatorio, se guarda en estado A revisar y se abre directamente en modo edición para que la completes.
Una vez completa, pasa automáticamente a Próxima o Vencida según su fecha de vencimiento, y puedes marcarla como Cobrada o No cobrada igual que cualquier otra.
❗Nunca puede quedar en estado Borrador ni Rechazada, y no se envía a Verifactu aunque lo tengas activo: al haberse emitido fuera de Kabilio, esa validación ya no aplica.
Como crear una factura en el facturador
Como crear una factura en el facturador
Accede al facturador desde Gestión > Ventas >Facturas de venta.
Al hacer clic, aparecerá el listado con todas las facturas que tengas generadas o vacío si es la primera vez.
Haz clic en el botón + Nueva factura en la esquina superior derecha para acceder al modo edición.
→ Mientras completas la factura, puedes ver al instante la previsualización del PDF.
Selecciona el cliente.
Agrega opcionalmente un título y descripción a tu documento.
Añade los productos/servicios o suplidos.
Pulsa + Añadir línea para incluir una sección donde agregar los productos. Directamente desde la base de datos utilizando el desplegable o bien introduciéndolos manualmente.
Utiliza + Añadir suplido para incluir una sección donde agregar los suplidos.
Cuando añades un suplido, al no ser necesario incluir esta información, las columnas, descuento, IVA y retención quedarán bloqueadas y no se podrán editar. Estos valores se visualizarán en blanco en el PDF final.
❗ El importe de los suplidos no se refleja en la base imponible.
💡 Los productos y suplidos se pueden reordenar fácilmente arrastrándolos mediante el selector (⋮⋮).
✖️ Restricción importante: No es posible crear una factura que contenga únicamente suplidos. La Agencia tributaria no reconoce como factura válida un documento que solo contenga suplidos. Sí admite facturas donde se reflejen suplidos junto a honorarios.
Configuraciones adicionales
Las siguientes configuraciones están disponibles en el panel lateral derecho mientras editas tu factura:
Numeración a aplicar entre todas las que se hayan configurado previamente
Fecha de operación
Idioma
Moneda
Pagos (vencimiento y método)
Parámetros de Verifactu (si está activo)
ℹ️ El sistema calculará automáticamente los totales según unidades, precios, impuestos y descuentos.
Opciones de guardado:
Guardar como borrador: la factura no consta como emitida aún y se puede editar o eliminar en cualquier momento.
Finalizar: la factura queda emitida y no se puede editar ni eliminar (solo anular si Verifactu está activo). Si Verifactu está activo, se envía la factura a Hacienda. También aparece automáticamente en la vista de Contabilidad en estado Pre-validada.
Restricciones de fecha
Según el reglamento de facturación, la fecha de emisión tiene que ser posterior a la fecha de emisión de la última factura pero anterior a la fecha actual (ambas incluidas).
Es por esto que solo se pueden emitir facturas si la fecha de emisión se encuentra dentro de este período.
No obstante, sí que es posible guardar borradores con fecha futura, pero al intentar emitirlos, si el sistema detecta que la fecha de emisión es errónea, obliga a cambiar la fecha en el editor de facturas.
Como crear una factura rectificativa
Como crear una factura rectificativa
Si has emitido una factura con algún error, lo recomendado por el reglamento de facturación es crear una factura rectificativa.
En Kabilio, las rectificativas se generan siempre por diferencias (aunque existen otros tipos de rectificativas, aún no están disponibles en la plataforma).
Se utiliza cuando la factura original no se anula, pero necesita un ajuste parcial (por ejemplo, en el importe, el IVA o algún otro dato). Esta factura suma o resta al total de la factura original, sin sustituirla.
Se tendrá que informar la factura original que rectifica, la fecha de emisión de la misma y el motivo de la rectificación.
Cómo crear una factura rectificativa
Se pueden crear rectificativas desde dos formas distintas:
Desde cero, pulsando el botón junto a Nueva factura y escogiendo la opción + Nueva factura rectificativa.
Desde una factura existente (pulsando sobre cualquier documento desde el botón + Crear rectificativa).
ℹ️ En este caso, el sistema autocompletará los campos con los datos de la factura original y pondrá los valores de los productos a la inversa, para que solo se tenga que ajustar lo necesario.
Diferencias respecto a las facturas ordinarias
Se aplica la numeración configurada para las facturas rectificativas
Se añade un texto obligatorio en la factura: "Factura rectificativa de la factura [introducir numero factura original] y [fecha de emisión]"
El total de la factura tiene que ser un valor negativo. En caso que no sea así, salta un error y no se puede finalizar la factura
💡 Las opciones de Guardar/Finalizar son las mismas que las de una factura ordinaria.
Importación de rectificativas desde Excel
La funcionalidad de importación de facturas desde Excel también permite generar facturas rectificativas.
Para simplificar el proceso, Kabilio identifica automáticamente este tipo de documentos durante la importación. Si el sistema detecta que el importe total de una factura es negativo, la factura se marcará automáticamente como rectificativa, sin necesidad de realizar ninguna configuración adicional.
Estado y registro contable de las facturas
Estado y registro contable de las facturas
En la tabla de Facturas de venta, las facturas pueden presentar distintos estados según el momento del proceso en el que se encuentren.
Los estados que pueden tener son los siguientes:
Borrador: en edición, aún no se ha emitido. Un borrador se puede modificar o eliminar.
Próxima: emitida, su fecha de vencimiento no ha pasado aún.
Vencida: emitida, su fecha de vencimiento ya ha pasado y no ha sido cobrada todavía.
Cobrada: marcada como pagada. Las facturas se pueden marcar como pagadas de forma manual.
Rechazada: solo para empresas con Verifactu activo. La factura fue enviada a Hacienda pero detectaron un error que impide emitirla. Debes corregir el error para reenviarla.
Anulada: solo para empresas con Verifactu activo. La factura ha sido anulada en Verifactu, no es válida y no se contabiliza.
En la vista de facturas puedes ver los totales por estado, filtrar los resultados mediante todos los campos disponibles en la parte superior de la table (vencimiento, total, tipo de IVA etc) y personalizar las columnas de la tabla que necesitas ver para encontrar las facturas más fácilmente.
Así, además de crear facturas directamente con Kabilio, podrás controlar mejor los vencimientos y los cobros de las mismas.
¿Qué puedes hacer con cada factura?
Pulsando sobre cualquier factura del listado puedes ver las opciones disponibles. Estas dependen del estado en el que se encuentre la factura.
Facturas en borrador ofrecen todas las opciones de edición:
Previsualizar
Editar
Eliminar
Duplicar
Finalizar (emitir) la factura
Facturas emitidas están protegidas por normativa. No se pueden editar ni eliminar, pero puedes:
Previsualizar
Enviar por correo electrónico
Duplicar (genera una nueva con numeración diferente)
Anular la factura
❗La anulación de facturas emitidas está únicamente disponible para las empresas que operan en modalidad No Verifactu.
Una vez anulada, la factura quedará marcada con la marca de agua "Anulada", el número de factura quedará reservado sin poder ser reasignado y el estado cambiará a "Anulada"
Una vez emitidas, las facturas aparecen automáticamente en la vista de Contabilidad de tu asesor/a como "Pre-validadas", pendientes de validación y contabilización por su parte.
ℹ️ El estado de contabilización solo será visible desde Contabilidad, no pudiendo consultarse desde la sección Gestión.
¿Cómo sé si mi factura llegó a Hacienda?
Podemos ver el estado del envío a Verifactu en el panel lateral de información, pulsando sobre la factura o en una columna en la tabla si así lo configuramos.
En relación con Verifactu, una factura puede encontrarse en los siguientes estados:
Pendiente: espera transitoria de respuesta de la AEAT (segundos).
Aceptado: registro enviado y aceptado correctamente.
Aceptado con errores: Hacienda detectó errores pero la factura se considera emitida. No se puede editar ni eliminar. Revisa los errores indicados.
Rechazado: error grave. La factura no consta como emitida. El sistema muestra el error específico de Hacienda. Tienes opción de corregir los errores o anular la factura.
Anulada: la anulación fue aceptada. La factura ya no tiene validez.
Cómo gestionar múltiples borradores
Una vez importadas las facturas como borradores, puedes gestionarlas de forma masiva. Al seleccionar varios borradores, se mostrarán las siguientes opciones:
Finalizar borradores masivamente
Revisa los borradores creados y, cuando todo esté correcto, podrás finalizar varios a la vez. Al hacerlo, las facturas se registran oficialmente y, si tienes Verifactu activado en la configuración de tu empresa, se enviarán automáticamente a Verifactu.
Eliminar borradores masivamente
Si detectas errores o necesitas realizar cambios importantes, puedes eliminar varios borradores a la vez y repetir el proceso de importación con el archivo Excel corregido.
Como enviar una factura por email
Como enviar una factura por email
ℹ️ El envío de facturas por correo, requiere tener configurada la sección de Emails.
Para enviar la factura por email, solamente tienes que hacer clic en el botón Enviar que verás en la esquina superior derecha del documento.
Antes de enviar la factura, puedes configurar las siguientes opciones:
Seleccionar la plantilla con las variables dinámicas configuradas que se completarán automáticamente
Modificar el mensaje para esta factura individualmente.
ℹ️ Esto no afecta a la plantilla configurada.
Adjuntar archivos adicionales
El correo incluye automáticamente:
Banner con número de factura, fecha de vencimiento y total
Texto de la plantilla seleccionada
Botón "Ver factura" para que el cliente la visualice en navegador
💡 Podrás identificar fácilmente el estado de cada envío con iconos en el listado de facturas:
No enviada: es el estado inicial tras emitir
Enviada: confirmación de envío por servidor
Leída: el cliente accedió a "Ver factura"
Envío de la factura a Hacienda: Verifactu
Envío de la factura a Hacienda: Verifactu
Siempre que la la empresa se encuentre conectada a Verifactu, cada factura se envía automáticamente a la Agencia Tributaria en el momento de su emisión y, una vez aceptada, se añadirá el QR a la factura automáticamente.
Recomendamos que guardes las facturas como borrador antes de pulsar Finalizar y emitirlas, para poder revisar la información y así prevenir y evitar errores.
En el panel lateral derecho de configuración de la factura, se incluye una pestaña específica de Verifactu, con los campos adicionales que requiere la normativa.
Estos se completan automáticamente por Kabilio, aunque siempre pueden editarse:
Tipo de ID: definido según el tipo de documento de identificación del cliente.
Fecha de operación: sólo es obligatoria si difiere de la fecha de emisión.
Debe ser anterior a la emisión.
Máximo: el primer día del mes anterior.
Descripción de la operación: por defecto sale siempre “Ventas” pero se puede editar.
Tipo de factura: el sistema detecta automáticamente si es ordinaria o rectificativa.
Restricciones de fecha
Según el reglamento Verifactu la fecha del registro de facturación debe coincidir con la fecha de emisión de la factura.
Es por esto que solo se pueden emitir facturas con fecha de emisión igual a la fecha actual.
No obstante, sí que es posible guardar borradores con fecha futura, pero al intentar emitirlos, si el sistema detecta que la fecha de emisión no es la fecha actual, obliga a revisar y corregir la fecha en el editor antes de emitirlas.
Anular una factura
Esta opción solo está disponible si Verifactu está activado. En caso que no lo esté, se deberá que generar una factura rectificativa.
Las facturas solo se pueden anular si toda la factura está mal o no debería haberse emitido siempre que no aplique otro procedimiento previsto (como una rectificativa).
⚠️ Estos casos deben ser excepcionales.
Puedes anular tu factura, pulsando sobre ella en el menú de acción ubicado en la esquina superior derecha (⋮) escogiendo la opción Anular.
Una vez anulada:
La factura no se podrá modificar ni borrar.
Quedará visible en el sistema con una marca de agua y en estado anulada. El número de la factura no se podrá volver a utilizar.
No se contabilizará. Esto tiene ciertas implicaciones en la vista de tu asesor/a en contabilidad:
Si la factura ya había sido contabilizada, aparece un aviso para que el asesor borre el asiento de forma manual.
Si la factura no había sido contabilizada, esta pasa a “A revisar” automáticamente con un icono y un texto indicando que el usuario ha anulado la factura y que se recomienda eliminarla en Kabilio.
❗ La acción de anular no es reversible, no se puede “desanular” una factura.