Estas secciones tienen el mismo funcionamiento, tanto para facturas emitidas (clientes) como para facturas recibidas (proveedores). Para simplificar la explicación, usaremos como ejemplo la sección de proveedores.
Al hacer clic sobre una factura, accedes a su vista de detalle. Esta se divide en dos partes: el visor PDF a la izquierda y el formulario editable a la derecha.
En el visor puedes revisar visualmente el documento, hacer zoom, rotarlo o descargarlo.
Mientras tanto, en el formulario verás todos los campos que la IA ha interpretado y completado por ti como número de factura, fechas, base imponible, cuotas, tipo de operación, modelo, entre varios otros.
Acciones clave en esta vista
- Validar: marca la factura como lista para contabilizar. El botón cambiará a Contabilizar.
- Cambiar tipo de factura (Proveedor/Cliente): En los extraños casos en que hayamos confundido una factura emitida por recibida, puedes corregirlo rápidamente.
- Archivar: útil si el documento requiere una revisión especial o no debe contabilizarse.
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Eliminar: elimina completamente la factura de Kabilio, no es recuperable y habría que volverla a importar en caso de requerirla de nuevo.
- Separar documento: permite, en los casos que sea necesario, separar el documento en varias facturas.
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Guardar: guarda cambios en los campos que se hayan editado en facturas que no se hayan validado y sobre las que se quiera seguir trabajando mas tarde.
Creación y edición de un Proveedor/Cliente
Proveedor Existente: si el proveedor ya existe en tu sistema de gestión contable, se detecta y selecciona automáticamente. En este caso, el campo NIF aparece deshabilitado y no se muestran los campos de Código Postal y País.
Si necesitas modificar el NIF o acceder a estos campos, puedes hacer clic en el botón de editar que está junto al nombre, donde accederás a la ficha del proveedor:
- El botón abrirá la vista del proveedor, donde podrás editar el resto de sus datos y opcionalmente configurar valores predeterminados para contrapartida, tipo de operación, IVA, retención y demás campos que se muestran a continuación:
Proveedor Nuevo: Cuando el proveedor es nuevo, aparece el aviso "Nuevo" junto con campos adicionales de Código Postal y País. Trabajamos de forma bidireccional con tu sistema contable, por lo que al crear un nuevo proveedor en Kabilio, este se crea automáticamente en tu sistema de gestión, agilizando todo el proceso.
Si la empresa está configurada para asignar automáticamente subcuentas a nuevos proveedores, el sistema mostrará la siguiente cuenta disponible en el campo “Cuentas de proveedor”. Esta cuenta aparecerá con dos símbolos de ?? al final, pues solo se creará oficialmente al validar la factura.
- Si realizas cambios en la "Ficha del proveedor" y los guardas, se creará la cuenta del proveedor. Sin embargo, este paso es opcional, ya que no es necesario acceder a la ficha para crear un nuevo proveedor, como se mencionó anteriormente, la cuenta se crea automáticamente al validar la factura.
Proveedor en blanco: Si Kabilio no detecta automáticamente la información necesaria para crear un proveedor, puedes crearlo manualmente escribiendo el nombre en el campo y haciendo clic en "Crear" en el menú desplegable que aparece debajo:
En Resumen
Kabilio detecta automáticamente si el proveedor ya está dado de alta en A3. Si lo encuentra, traemos los datos que están en el sistema. Si es nuevo, rellena los datos, lo marca como “Nuevo” y te propone una subcuenta que por defecto es la próxima disponible en la 410.
El proveedor se creará de forma definitiva en A3:
- Al validar la factura
- Al modificar y guardar la Ficha del proveedor
Campos clave y automatización contable
Kabilio rellena automáticamente todos los campos que necesitas para contabilizar una factura, incluyendo:
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Contrapartida (Gasto o Ingreso): Se asigna según la parametrización general o la ficha del tercero si tiene una personalizada.
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Tipo de operación y Modelo: Se seleccionan en función del contenido del documento. La IA entiende si se trata de una operación nacional, intracomunitaria, con inversión del sujeto pasivo, etc.
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Condiciones de cada tipología: Retenciones, diferentes porcentajes de IVA, facturas rectificativas, moneda extranjera, VIES para intracomunitarias y otros que podrás ver en mas detalle en la sección Casos y tipología de facturas
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Otros parámetros: Suplidos, importaciones o IVA parcialmente deducible (en desarrollo).
Algunas verificaciones automáticas y avisos comunes
Kabilio detecta posibles errores antes de que valides:
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Si la suma de Base + Cuotas no coincide con el Total, se bloquea la validación y se muestra un aviso en rojo de Descuadre.
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Si el valor de alguna cuota no es el esperado, se mostrará un aviso en azul. Podrás validar igualmente si el total es correcto.
- Si una documento está duplicado, así el nombre del documento sea diferente, te pide eliminar uno de los dos.
- Si una factura está potencialmente duplicada y proviene de documentos que son diferentes (ej. un PDF y una foto con la misma factura), Kabilio te sugiere que la factura puede estar duplicada ya que el número de factura detectado coincide con otro ya procesado.
Una vez validadas las facturas podrás pasar a contabilizarlas. Pero antes, revisa los Casos y tipologías de facturas que soportamos hasta hoy.