Perfil y Conector A3
En perfil se muestra la información de la cuenta de la asesoría y permite al propietario de la cuenta editar la información introducida, a excepción del documento de identificación.
También se muestra el estado del conector, la última conexión y el software al que se encuentra conectado.
El conector establece la integración entre Kabilio y el programa A3 de la asesoría. Una vez configurado, permite la sincronización en tiempo real entre ambos sistemas, posibilitando la lectura y escritura de toda la información necesaria para el procesamiento y contabilización de facturas, como:
- Las empresas gestionadas por la asesoría y sus respectivos planes contables
- Los ejercicios contables (abiertos y cerrados)
- Los contactos, tanto proveedores como clientes
Además, el conector facilita el envío automático de asientos contables a A3, una vez que las facturas han sido procesadas mediante inteligencia artificial en Kabilio y validadas por el usuario.
Tras la instalación, el conector mostrará un listado con todas las empresas importadas desde A3, con las que se podrá comenzar a trabajar directamente desde Kabilio.
Configuración Empresas
Muestra el listado completo de empresas que se han importado desde A3 y permite configurarlas y gestionar la conexión/desconexión de estas (con el rol adecuado).
El listado se puede filtrar por estado y código postal o bien utilizando el buscador para mostrar una empresa o grupo concreto.
- Esta vista muestra un listado completo de empresas con su estado actual de conexión (conectado, desconectado o conectando), el código de integración con A3, el NIF de cada empresa, su código postal y el conector utilizado, junto con el software con el que Kabilio se ha integrado.
Para conectar/desconectar una empresa o editarla, posiciona el cursor sobre su nombre y pulsa sobre la opción deseada.
También puedes pulsar sobre el nombre de la empresa para acceder en ventana completa y conectar/desconectar o gestionar cambios desde esta vista.
¿Qué configuración puedes cambiar desde la ventana completa?
Si continuas navegando en esta vista encontrarás:
Bloqueo de la contabilidad: se puede bloquear un periodo contable para evitar que se contabilicen facturas dentro de un periodo cerrado (por ejemplo si ya has cerrado el trimestre o el año).
Cuentas por defecto: permite escoger las cuentas contables predeterminadas que quieres que aparezcan en caso de nuevos clientes/proveedores, y sus respectivas contrapartidas de ventas compras.
- Si se selecciona “Siguiente número disponible” Kabilio creará subcuentas para los nuevos clientes y proveedores, en lugar de asignarlos a la cuenta genérica seleccionada.
* Ejemplo: si se selecciona la cuenta genérica 410 y está marcado “Siguiente número disponible" si la última subcuenta en uso fuera la 41000122, la siguiente subcuenta que se creará al identificar un nuevo proveedor en una factura es la 41000123.
Concepto para el asiento contable y número de factura / documento: aquí se puede configurar el texto del concepto del asiento contable de la cuenta de proveedor (o cliente, si es factura de venta) que se creará en A3 y el número de caracteres de la factura que queremos conservar.
- Hay que tener en cuenta que el máximo que permite A3 son 10 carácteres, por lo tanto, es el número máximo que también permite Kabilio.
Para completar estas casillas, puedes utilizar campos automáticos traídos de la propia factura. Escribiendo @ podrás escoger en el listado entre: número de factura, nombre del contacto y fecha de la factura y los datos se trasladarán a la casilla.
- Puedes utilizar @ más de una vez y combinar la información.
Tickets de gastos: permite seleccionar la forma en la que los tickets de gasto se trasladarán a A3.
Cómo factura: se registrarán con tipo de operación 7. IVA no deducible desglosando base y cuota de IVA > Afecta a los modelos de IVA y el 347.
Cómo ticket de gasto: se registrarán como apuntes de gasto con el total del ticket a la cuenta de gasto y no se lleva a registro de factura > No afecta a los modelos de IVA o 347.
Panel de Control
El panel de control muestra las empresas gestionadas con Kabilio que tienen el estado conectado. Podrás alternar entre dos vistas diferentes: Tareas y Onboarding equipo.
Para cambiar de una vista a otra, simplemente pulsa el botón ubicado en la esquina superior derecha sobre la opción deseada.
Tareas: es la vista que viene seleccionada por defecto.
La sección muestra las empresas con estado "conectado" en nuestra cuenta y el número de facturas pendientes de contabilizar, sin importar su estado; para ver los documentos y sus estados, es necesario acceder a la cuenta a través de la interfaz de empresa.
Onboarding equipo: en esta vista se puede filtrar por equipo asesor o invitación cliente y utilizar el buscador para mostrar una empresa o grupo concreto.
La vista muestra el listado de empresas con estado "conectado" en nuestra cuenta de Kabilio, donde se puede filtrar por empresa o grupo; también incluye los asesores asignados, el estado de la invitación al cliente (enviada o aceptada), y la fecha de la última conexión del cliente a la cuenta.
Equipo
En equipo se muestran los asesores y clientes colaboradores que tienen acceso a las empresas gestionadas con Kabilio, esta sección permite añadir usuarios, cambiar roles, editar su información, bloquear o eliminarlos.
- Para realizar estas acciones, es necesario tener un rol Administrador o Propietario.
El listado de equipo se puede filtrar por rol o empresas. Como alternativa, puedes utilizar el buscador para mostrar una empresa o grupo concreto.
- Para añadir un nuevo usuario hay que pulsar en el botón con el mismo nombre ubicado en la esquina superior derecha.
- Para editar, bloquear o eliminar un usuario, posiciona el cursor sobre su nombre y selecciona la opción deseada. También puedes hacer clic en el usuario para abrir la vista completa y gestionar los cambios desde allí.
Roles disponibles
Actualmente hay dos roles disponibles para asignar a los asesores y dos roles disponibles para asignar a los clientes colaboradores.
Asesores
- Administrador: puede acceder a todas las empresas gestionadas por Kabilio y realizar todas las acciones, salvo eliminar la cuenta, reservado al rol de propietario.
- Contable: puede realizar las mismas acciones que el administrador pero únicamente en las empresas a las que se le ha dado acceso y no puede configurar empresas (conectar/parametrizar) ni gestionar usuarios (agregar/eliminar/modificar).
Clientes (Colaboradores)
En ningún caso tienen acceso a la interfaz de asesoría.
- Cliente Administrador: únicamente tiene acceso a la interfaz de la/las empresa/s a las que se le ha otorgado acceso. En este entorno, puede realizar todas las acciones disponibles, incluyendo la contabilización de facturas.
- Cliente: únicamente tiene acceso la interfaz de la/las empresa/s a las que se le ha otorgado acceso. En este entorno puede realizar estrictamente las acciones de subir facturas y escribir comentarios.
ℹ️ El rol propietario tiene acceso a todo lo anterior y es el único que puede eliminar la cuenta de asesoría. Es un rol por defecto que se asigna al usuario que da de alta la cuenta de asesoría en Kabilio y no se puede asignar a nadie más ni modificar.