Estados y contabilización de la factura
Una factura puede estar en uno de los siguientes estados en la vista de Gestión:
- Borrador: en edición, aún no se ha emitido. Un borrador se puede modificar o eliminar.
- Próxima: emitida, su fecha de vencimiento no ha pasado aún.
- Vencida: emitida, su fecha de vencimiento ya ha pasado y no ha sido cobrada aún.
- Cobrada: marcada como pagada. Las facturas se pueden marcar como pagadas de forma manual.
- Rechazada: este estado es solo para las empresas que tengan activado Verifactu. La factura ha sido enviada a Hacienda y se ha detectado un error que no permite emitirla. Se tiene que corregir el error para volver a enviar la factura a Hacienda.
- Anulada: este estado es solo para las empresas que tengan activado Verifactu. La factura ha sido anulada en Verifactu. La factura ya no es válida y tampoco se contabiliza.
En la vista de facturas se muestran los totales por estado y puedes filtrar y personalizar las columnas de la tabla para encontrar las facturas de forma más sencilla.
De esta forma, a parte de generar las facturas directamente con Kabilio, podrás mantener un control sobre los vencimientos y los cobros de las mismas.
Pulsando sobre cualquier factura del listado puedes ver las opciones disponibles. Estas dependen del estado en el que se encuentre la factura.
Si la factura está en borrador, podrás:
- Previsualizar.
- Editar.
- Eliminar.
- Duplicar.
- Finalizar (emitir) la factura.
Si la factura ya ha sido emitida, tal y como dicta la normativa de facturación, no se podrá editar ni eliminar. Las opciones disponibles serán:
- Previsualizar.
- Enviar por correo electrónico.
- Duplicar: se generará una nueva factura con los mismos datos, pero con una numeración diferente (no pueden existir dos facturas con el mismo número).
También se puede descargar la factura en formato .pdf en caso que se necesite una copia.
Una vez emitida, la factura se visualiza automáticamente en la sección de Facturas emitidas en la vista de Contabilidad en estado Pre-validada, pendiente de validación y contabilización por el asesor.
El estado de contabilización será “invisible” en la vista de Gestión, solo podrá consultarse desde la vista de Contabilidad.
También podrás descargar la factura si necesitas una copia. Puedes generar y descargar el PDF de la factura desde la vista detalle de la factura pulsando el icono de la flecha de descarga.
Estados de envío a Verifactu
El estado del envío se puede consultar en el panel lateral de información de la factura.
Posibles estados:
- Pendiente: estado transitorio (segundos) mientras se espera respuesta de la AEAT.
- Aceptado: registro enviado y aceptado correctamente.
- Aceptado con errores: registro aceptado, pero Hacienda detecta errores. La factura se considera emitida. En Kabilio se trata como si estuviera aceptada: no se puede editar ni eliminar.
- Rechazado: error grave → la factura no consta como emitida y el sistema muestra el error concreto. Tiene un impacto en el estado genérico de la factura que pasa a ser “Rechazada”. Se le da la opción al usuario de corregir los errores o anular la factura. En Kabilio se muestra el error que devuelve Hacienda para corregirlo.
- Anulada: registro de anulación enviado y aceptado → la factura ya no tiene validez. Tiene un impacto en el estado genérico de la factura que pasa a ser “Anulada”.
Envíar una factura por email
El envío de facturas por correo requiere tener configurada la sección de Emails.
Opciones al enviar:
- Seleccionar plantilla: las variables dinámicas se completan automáticamente.
- Modificar el mensaje sin que esto afecte a la plantilla.
- Adjuntar archivos adicionales.
El correo incluye siempre:
- Un banner con los datos: número de factura, fecha de vencimiento y total de la factura.
- El texto definido en la plantilla.
- Un botón Ver factura para que el cliente pueda visualizarla en su navegador.
Hay 3 estados de envío de la factura, que se identifican con iconos diferentes en la lista de facturas:
- No enviada: Estado inicial tras la emisión de la factura.
- Enviada: Confirmación de envío por el servidor.
- Leída: Cuando el cliente accede a Ver factura.