Tabla de Facturas

* Estas secciones tienen el mismo funcionamiento, tanto para facturas emitidas (clientes) como para facturas recibidas (proveedores). Para simplificar la explicación, usaremos como ejemplo la sección de proveedores.

** Si aún no has cargado facturas en la plataforma, te recomendamos visitar primero la sección Carga de Documentos.

Tabla de Facturas

Una vez se importan documentos desde cualquiera de los canales disponibles (email, subida manual, Dropbox, etc.), Kabilio los clasifica automáticamente según si son facturas de proveedor o de cliente. Además, identifica si están listas para validar o si necesitan tu intervención.

Cuando ya tenemos los documentos cargados podemos darle un toque mas personalizado a la tabla que se ve en pantalla. Usa los filtros para visualizar facturas por estado, fecha, proveedor, número de factura, nombre del archivo o cuenta contable. Además Puedes añadir hasta 10 columnas personalizadas para adaptar la tabla a la forma de trabajar que te sea mas práctica

Estados de una factura/documento

Verás que cada documento se muestra con un estado que indica en qué punto del proceso se encuentra. Esto te permite tener el control en todo momento sin revisar uno por uno. Los estados son los siguientes:

• A revisar: La factura tiene uno o más campos vacíos que la IA no ha podido completar. Necesita revisión manual para poder validarse.

• Pre-validada: Todos los campos requeridos han sido extraídos correctamente. La factura está lista para que la valides.

• Validada: La factura ha sido revisada y validada por el usuario. A partir de este momento, está lista para contabilizarse. Recuerda: no es posible contabilizar una factura si no ha sido validada previamente, aunque todos los campos estén completos.

• Contabilizada: La factura ha sido enviada a A3 y su asiento contable ya está registrado. En este estado, el documento ya no se puede editar y podrás ver la referencia del asiento en la vista de detalle.

• Archivada (Papelera): La factura se ha descartado temporalmente porque no se desea contabilizar, ya sea por tratarse de un documento inválido, duplicado o pendiente de aclaración con el cliente. Puedes recuperarla en cualquier momento si decides volver a procesarla.

La mayoría de facturas llegan ya pre-validadas. La IA mejora con el uso, así que cuanto más utilices Kabilio, más se reduce el trabajo manual.

 

Acciones en masa

Al seleccionar 1 o mas líneas de la tabla de facturas se pueden realizar diferentes acciones en masa, para no tener que hacerlo de uno en uno. Cuando seleccionamos las facturas en la tabla, nos aparecerá una barra morada en la parte inferior de la tabla, que nos mostrará las opciones que tenemos para realizar en masa:

• Validación y Contabilización masiva: Se puede realizar la validación conjunta de las facturas que estén en estado 'Pre-validado'. Esta opción está disponible a través del botón de 'Validar', que aparece en el listado de facturas, una vez se hayan seleccionado los documentos que se deseen validar de forma masiva. También se puede contabilizar en masa aquellas facturas que se encuentran en el estado de 'Validado'
• Exportar Libro registro de facturas: Puedes exportar el listado de facturas con los filtros aplicados en formato .CSV, y ahora también en formato Excel. Ya sea como libro de registro o como un archivo de datos. De esta manera, te permite obtener exactamente el grupo de facturas que necesitas para análisis, seguimiento o control interno.
• Exportar Facturas en PDF: Puedes exportar todas las facturas seleccionadas en un mismo PDF o por separado en formato comprimido .zip
• Cambiar facturas de empresa: Puede ocurrirnos que por error hayamos cargado las facturas en una empresa que no es la que pertocan las facturas. En esos casos no hay necesidad de eliminar las facturas y volverlas a cargar a Kabilio. Al seleccionar las facturas que queréis cambiar de empresa, encontraréis un cuadradito con 3 puntos, también llamado botón de acciones. Cuando cliquemos nos da la opción de poder cambiar las facturas de empresa, y lo único que tendremos que hacer es seleccionar la empresa donde queremos enviar las facturas. Y automáticamente se cargarán en dicha empresa. Recuerda que solo podrás enviar las facturas a las empresas a las que tengas acceso.
• Cambiar a factura de venta / compra: Si la IA de Kabilio no ha realizado la separación de facturas de venta y compra de forma correcta podréis corregirlo de forma masiva. Al seleccionar las factura y clicar en el botón de acciones, o de 3 puntos, tendréis la opción de enviar esas facturas a las pestaña de factura o de venta.
• Modificar facturas: Hemos añadido una funcionalidad para poder modificar ciertos aspectos de las facturas que se procesan. Al clicar en el botoón de 3 punto, o botón de acciones y seleccionar la opción de 'Modificar', nos apareceran diferentes opciones a modificar de las facturas seleccionadas, entre ellas tenemos:
  • Terceros y contrapartidas: Se puede modificar de forma masiva el tercero (cliente/proveedor) y también la contrapartida de ingreso o gasto que queremos para las facturas seleccionadas.
  • Pago al contado: Se puede añadir de forma masiva un pago al contado y a que cuenta de tesorería añadir dicho pago al contado
  • Fecha contable: Se puede seleccionar de forma masiva a que fecha contable enviar las facturas. Recuerda que la fecha contable es la fecha en la que se verá el asiento contable en a3.
  • Ticket/Factura: En este momento se puede indicar si esa documento cargado pertenece a una factura o a un ticket. En caso de que fuera un ticket también tienes la opción de poder marcarlo como un apunte.
  • Actividad: Si la empresa en la que se trabaja tiene mas de una actividad configurada en a3, aparecerá la opción de indicar de forma masiva a que actividad van los documentos seleccionados.

Ahora que ya tienes las facturas sobre las que quieres trabajar, puedes clicar sobre cualquiera de ellas para acceder a la Vista de detalle del documento