ℹ️ Kabilio es un sistema de facturación que solamente trabaja en modalidad “Verifactu”. No acepta la modalidad “No Verifactu”.
Esto implica que todas las empresas no exentas deberán activar Verifactu para cumplir la normativa.
Crear una factura nueva
Accede al facturador desde Ventas > Ventas. Al hacer clic, aparecerá el listado con todas las facturas que tengas generadas o vacío si es la primera vez.
- Haz clic en + Nueva factura para acceder al modo edición.
Mientras completas la factura, puedes ver al instante cómo se verá el PDF final. - Selecciona el cliente.
- Agrega opcionalmente un título y descripción a tu documento.
- Añade los productos/servicios o suplidos.
- Pulsa + Añadir línea para incluir una sección donde agregar los productos. Directamente desde la base de datos utilizando el desplegable o bien introduciéndolos manualmente.
- Utiliza + Añadir suplido para incluir una sección donde agregar los suplidos.
Cuando añades un suplido, al no ser necesario incluir esta información, las columnas, descuento, IVA y retención quedarán bloqueadas y no se podrán editar. Estos valores se visualizarán en blanco en el PDF final.
❗El importe de los suplidos no se refleja en la base imponible.
💡Los productos y suplidos se pueden reordenar fácilmente arrastrándolos mediante el selector (⋮⋮)
❌ No es posible crear una factura que contenga únicamente suplidos. La Agencia tributaria no reconoce como factura válida un documento que solo contenga suplidos. Si admite las facturas donde se reflejen suplidos junto a honorarios.
Las siguientes configuraciones están disponibles en el panel lateral derecho.
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- Numeración a aplicar entre todas las que se hayan configurado previamente.
- Fecha de operación.
- Idioma.
- Moneda.
- Pagos (vencimiento y método).
- Parámetros de Verifactu (si está activo).
✅ El sistema calculará automáticamente los totales según unidades, precios, impuestos y descuentos.
Opciones de guardado
- Guardar como borrador: la factura no consta como emitida aún y se puede editar o eliminar en cualquier momento.
- Crear factura: la factura queda emitida y no se puede editar ni eliminar (solo anular si Verifactu está activo). Si Verifactu está activo, se envía la factura a Hacienda. También aparece automáticamente en la vista de Contabilidad en estado Pre-validada.
Restricciones de fecha
Según el reglamento de facturación, la fecha de emisión tiene que ser posterior a la fecha de emisión de la última factura pero anterior a la fecha actual (ambas incluidas).
Es por esto que solo se pueden emitir facturas si la fecha de emisión se encuentra dentro de este período.
No obstante, sí que es posible guardar borradores con fecha futura, pero al intentar emitirlos, si el sistema detecta que la fecha de emisión es errónea, obliga a cambiar la fecha en el editor de facturas.
Importación masiva de facturas desde Excel
La función de importación de facturas desde Excel te permite crear múltiples facturas de forma rápida y eficiente, ahorrando tiempo en la gestión de tu facturación.
Puedes importar tus facturas de dos formas:
- Usando la plantilla de Kabilio (recomendado): Descarga nuestra plantilla prediseñada que incluye todos los campos necesarios correctamente estructurados.
- Usando tu propio Excel: Si ya tienes tus datos en un formato específico, puedes utilizar tu propio archivo.
Para que la importación sea exitosa, tu archivo Excel debe incluir obligatoriamente:
- NIF del cliente
- Fecha de emisión
- Cantidad (unidades del producto o servicio)
- Precio unitario
- % IVA
Kabilio valida toda la información del Excel antes de crear las facturas. Si detecta algún error, no se podrá continuar con el proceso de importación hasta que corrijas el archivo y lo vuelvas a importar.
Tipos de validaciones que realiza Kabilio
Validaciones de formato:
- Verificación de que los campos obligatorios están completos
- Comprobación de que los porcentajes de IVA son válidos
- Validación de formato correcto del NIF
- Comprobación de que las fechas tienen formato válido
- Verificación de que cantidades y precios son valores numéricos válidos
Validaciones de contenido:
- El NIF debe tener un formato válido español
- Los porcentajes de IVA deben corresponder a tipos impositivos permitidos (21%, 10%, 4%, 0%)
- Las cantidades y precios unitarios deben ser mayores que cero
- Las fechas de emisión no pueden ser futuras
Si recibes errores de validación, revisa tu archivo Excel, corrige los datos indicados y vuelve a realizar la importación.
Numeración de facturas
Kabilio respeta el número de factura que introduzcas en cada línea, incluso si la serie no está parametrizada en tu configuración. Esto te da flexibilidad, pero también implica una responsabilidad importante: debes revisar que no se rompe la correlación numérica de tus facturas para cumplir con la normativa fiscal.
Si alguna línea del Excel no tiene número de factura, Kabilio le asignará automáticamente el siguiente número disponible de la serie configurada por defecto en tu configuración.
💡 Recomendación: Es preferible no introducir números de factura y dejar que Kabilio los asigne automáticamente. Así garantizas la correlación correcta y el cumplimiento normativo.
Creación automática de clientes
Si introduces un NIF que no existe en tu base de datos de Kabilio, el sistema creará automáticamente la ficha del cliente. Posteriormente podrás completar los datos adicionales del cliente desde su ficha.
Agrupación de líneas en facturas
Kabilio crea las facturas automáticamente en formato borrador, agrupando las líneas del Excel que comparten: mismo número de factura (si lo tienen), mismo NIF de cliente y misma fecha de emisión.
Por ejemplo, si tu Excel tiene estas líneas:
| Nº Factura | NIF | Fecha | Concepto | Cantidad | Precio | IVA |
|---|---|---|---|---|---|---|
| - | B12345678 | 01/11/2024 | Producto A | 2 | 10€ | 21% |
| - | B12345678 | 01/11/2024 | Producto B | 1 | 20€ | 21% |
| - | C87654321 | 01/11/2024 | Servicio X | 5 | 15€ | 21% |
Kabilio creará 2 borradores de factura:
- Una factura para el cliente B12345678 con 2 líneas (Producto A y B)
- Una factura para el cliente C87654321 con 1 línea (Servicio X)
Cómo funciona el redondeo en las facturas
Comprende por qué el total de tu factura puede diferir en céntimos.
Cuando calculas el IVA de un producto, el resultado puede tener más de dos decimales. Por ejemplo, si un producto cuesta 129,50€ y aplicas un 21% de IVA, el resultado exacto es 27,1950€.
Es necesario redondear estos importes a dos decimales. La forma en que se hace este redondeo puede causar pequeñas diferencias en el total de la factura.
Métodos de redondeo
Existen dos métodos válidos para redondear el IVA en las facturas:
Redondeo por línea
Se calcula y redondea el IVA de cada producto por separado, y luego se suman todos los importes redondeados.
Ejemplo:
- Producto 1: Base 129,50€ → IVA 27,20€ (redondeado)
- Producto 2: Base 59,50€ → IVA 12,50€ (redondeado)
- Total IVA: 27,20€ + 12,50€ = 39,70€
Redondeo por totales
Se suman primero todas las bases, y luego se calcula y redondea el IVA sobre el total.
Ejemplo:
- Base total: 129,50€ + 59,50€ = 189,00€
- IVA sobre el total: 189,00€ × 21% = 39,69€ (redondeado)
¿Qué método usa Kabilio?
Kabilio utiliza el redondeo por totales.
Con este método es posible que notes una diferencia de 1 o 2 céntimos entre:
- La suma manual del IVA de cada línea de producto
- El total de IVA mostrado en el resumen de la factura
Esto es completamente normal y ocurre por la diferencia entre los dos métodos de redondeo. Ambos métodos son válidos y aceptados por Hacienda.