ℹ️ Kabilio es un sistema de facturación que solamente trabaja en modalidad “Verifactu”. No acepta la modalidad “No Verifactu”. Esto implica que todas las empresas no exentas deberán activar Verifactu para cumplir la normativa.
Accede al facturador desde Ventas > Ventas. Al hacer clic, aparecerá el listado con todas las facturas que tengas generadas o vacío si es la primera vez.
Crear una factura nueva
- Haz clic en + Nueva factura para acceder al modo edición. Mientras completas la factura, puedes ver al instante cómo se verá el PDF final.
- Selecciona el cliente y productos/servicios.
- Con + Añadir línea puedes incluir productos de la base de datos o introducirlos manualmente.
- El sistema calcula automáticamente los totales según unidades, precios, impuestos y descuentos.
- Los productos se pueden reordenar arrastrándolos.
- Desde el panel lateral derecho puedes configurar:
- Numeración a aplicar entre todas las que se hayan configurado previamente.
- Moneda.
- Pagos (vencimiento y método).
- Parámetros de Verifactu (si está activo).
Opciones de guardado:
- Guardar como borrador: la factura no consta como emitida aún y se puede editar o eliminar en cualquier momento.
- Crear factura: la factura queda emitida y no se puede editar ni eliminar (solo anular si Verifactu está activo). Si Verifactu está activo, se envía la factura a Hacienda. También aparece automáticamente en la vista de Contabilidad en estado Pre-validada.
Restricciones de fecha
Según el reglamento de facturación, la fecha de emisión tiene que ser posterior a la fecha de emisión de la última factura pero anterior a la fecha actual (ambas incluidas).
Es por esto que solo se pueden emitir facturas si la fecha de emisión se encuentra dentro de este período.
No obstante, sí que es posible guardar borradores con fecha futura, pero al intentar emitirlos, si el sistema detecta que la fecha de emisión es errónea, obliga a cambiar la fecha en el editor de facturas.
Crear una factura rectificativa
Si has emitido una factura con algún error, lo recomendado por el reglamento de facturación es crear una factura rectificativa.
En Kabilio, las rectificativas se generan siempre por diferencias (aunque existen otros tipos de rectificativas, aún no están disponibles en la plataforma).
Se utiliza cuando la factura original no se anula, pero necesita un ajuste parcial (por ejemplo, en el importe, el IVA o algún otro dato). Esta factura suma o resta al total de la factura original, sin sustituirla.
Se tendrá que indicar la factura original a la que rectifica, la fecha de emisión de la misma y el motivo de la rectificación.
Se pueden crear rectificativas desde dos canales diferentes:
- Desde cero, pulsando el botón '+ Nueva factura rectificativa'.
- Desde una factura existente (desde el botón 'Crear rectificativa'). En este caso, el sistema autocompletará los campos con los datos de la factura original y pondrá los valores de los productos a la inversa, para que solo se tenga que ajustar lo necesario.
Diferencias respecto a las facturas ordinarias:
- Se aplica la numeración configurada para las facturas rectificativas.
- Se añade un texto obligatorio en la factura: “Factura rectificativa de la factura [introducir numero factura original] y [fecha de emisión]”.
- El total de la factura tiene que ser un valor negativo. En caso que no sea así, salta un error y no se puede finalizar la factura.
Las opciones de guardar/emitir son iguales a las de una factura ordinaria.
Verifactu
Si la empresa está conectada a Verifactu, cada factura se envía automáticamente a la Agencia Tributaria en el momento de su emisión y, una vez aceptada, se añade el QR a la factura automáticamente.
Por este motivo, recomendamos que guardes las facturas como borrador antes de emitirlas, para revisar la información y evitar errores.
En el panel lateral de configuración de la factura, se incluye una pestaña específica de Verifactu, con los campos adicionales que requiere la normativa.
Estos se completan automáticamente por Kabilio, aunque siempre pueden editarse:
- Tipo de ID: definido según el tipo de documento de identificación del cliente.
- Fecha de operación: sólo es obligatoria si difiere de la fecha de emisión.
- Debe ser anterior a la emisión.
- Máximo: el primer día del mes anterior.
- Descripción de la operación: por defecto sale siempre “Ventas” pero se puede editar.
- Tipo de factura: el sistema detecta automáticamente si es ordinaria o rectificativa.
Restricciones de fecha
Según el reglamento Verifactu la fecha del registro de facturación debe coincidir con la fecha de emisión de la factura.
Es por esto que solo se pueden emitir facturas con fecha de emisión igual a la fecha actual.
No obstante, sí que es posible guardar borradores con fecha futura, pero al intentar emitirlos, si el sistema detecta que la fecha de emisión no es la fecha actual, obliga a revisar y corregir la fecha en el editor antes de emitirlas.
Anular una factura
Esta opción solo está disponible si Verifactu está activado. En caso que no lo esté, se tendrá que generar una rectificativa.
Las facturas solo se pueden anular si toda la factura está mal o no debería haberse emitido y no aplica otro procedimiento previsto (como una rectificativa).
⚠️ Estos casos deben ser excepcionales.
Una vez anulada:
- La factura no se podrá modificar ni borrar.
- Quedará visible en el sistema con una marca de agua y en estado anulada. El número de la factura no se podrá volver a utilizar.
- No se contabilizará. Esto tiene ciertas implicaciones en la vista de contabilidad:
- Si la factura ya había sido contabilizada, aparece un aviso para que el asesor borre el asiento de forma manual.
- Si la factura no había sido contabilizada, esta pasa a “A revisar” automáticamente con un icono y un texto indicando que el usuario ha anulado la factura y que se recomienda eliminarla en Kabilio.
- La acción de anular no es reversible, no se puede “desanular” una factura.
