El primer paso para comenzar a utilizar el facturador es la configuración inicial. Desde el menú lateral, navega a: Configuración > Ventas.
Es necesario configurar algunos parámetros antes de emitir la primera factura. Si no se han completado, el sistema te dirigirá automáticamente a esta sección.
Información de la empresa
Estos datos se rellenan automáticamente con la información contable ya existente en Kabilio. Es imprescindible verificar y completar, como mínimo:
- Dirección.
- Código postal.
- Población.
- Provincia.
- País.
Numeración
La numeración de las facturas debe configurarse correctamente, ya que está regulada por la legislación española (RD 1619/2012, art. 6) y es obligatorio:
- No generar dos facturas con la misma numeración.
- No dejar saltos en la secuencia de numeración.
Errores en este aspecto pueden derivar en sanciones e inspecciones tributarias.
En Kabilio se pueden crear numeraciones distintas para:
- Facturas ordinarias.
- Facturas rectificativas.
Para cada tipo, se pueden configurar numeraciones diferentes y elegir cuál aplicar por defecto. Cuando generes una factura, Kabilio usará la numeración configurada por defecto. No obstante, se podrá cambiar manualmente
Cada numeración incluye:
- Nombre de la numeración: sirve para identificar la numeración al crear las facturas.
- Prefijo: es la parte fija de la numeración (no el número de la factura). Se puede incluir letras, números, símbolos especiales (#, !, -) y variables dinámicas utilizando "@" como
@año,@mes. Con el uso de las variables dinámicas, Kabilio resetea automáticamente la numeración con el cambio de año y/o mes.
Recomendamos utilizar un prefijo que ayude a distinguir entre tipos de facturas (ordinarias o rectificativas), separar por años fiscales y evitar duplicidades. - Número de progreso: es el número con el cual empezará (o por el que va) la numeración de las facturas. Este valor se incrementará automáticamente en una unidad (+1) con cada nueva factura generada.
Apariencia visual
Puedes personalizar algunos parámetros del diseño de las facturas para que reflejen la identidad corporativa:
- Colores corporativos.
- Logotipo de la empresa.
- Pie de página personalizado.
Pagos
En este mismo apartado, dirígete a la pestaña ‘Pagos’ si quieres incluir detalles del pago en la factura.
Puedes ajustar:
- Los días de vencimiento por defecto (por ejemplo, 30 días, 60 días, etc.).
- Los métodos de pago predeterminados (pago al contado y transferencia bancaria).
Estos parámetros se pueden modificar en cada factura concreta.
Emails
Kabilio permite enviar facturas por correo electrónico directamente desde la plataforma. Para optimizar este proceso, deberás configurar desde la pestaña 'Emails':
- Email(s) de recepción de respuesta.
- Email(s) en copia y/o copia oculta.
- Plantillas del email, con asunto y cuerpo personalizable. Se pueden usar variables dinámicas (ej. [numero_documento], [total]) que se completan automáticamente.
Verifactu
Kabilio es un sistema de facturación que solamente trabaja en modalidad “Verifactu”. No acepta la modalidad “No Verifactu”.
A partir del 1 de enero de 2026, será obligatorio cumplir con la Ley Antifraude para los contribuyentes del Impuesto de Sociedades, y a partir del 1 de julio de 2026 para el resto de empresas y autónomos. Para cumplir con la normativa, en Kabilio se tiene que activar Verifactu a no ser que la empresa esté exenta de ello.
Kabilio cumple con los requisitos establecidos en la Ley 58/2003, General Tributaria, el Real Decreto 1007/2023 (Reglamento S.I.F) y la Orden HAC/1177/2024, incluyendo:
- La integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación generados por los sistemas informáticos de facturación a los que se integra
- El cumplimiento de las especificaciones técnicas y funcionales previstas para la remisión de registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria cuando se utilice como sistema VERI*FACTU.
Con Kabilio no es necesario el certificado digital de la empresa ni de la asesoría ya que estamos integrados con un proveedor homologado por la AEAT (Agencia Tributaria) para el envío de los registros de facturación en nombre de terceros, y para ello se usa su propio certificado de representante. Solo es necesario autorizarnos para enviar los registros de facturación en su nombre.
En la pestaña Verifactu de la configuración, puedes:
- Conectarte al sistema Verifactu.
- Marcar exenciones, si corresponde.
Opción exenta
La opción exenta está pensada para empresas que:
- No están obligadas a usar Verifactu.
- Quieren retrasar su activación hasta que sea legalmente imprescindible.
En este caso, debes seleccionar el tipo de exención desde un desplegable.
Opción obligada
La opción obligada permite conectar la empresa directamente a Verifactu. Para ello es necesario:
- Rellenar un formulario en la plataforma.
- Subir el acuerdo de consentimiento firmado, autorizando a Invopop a emitir facturas en nombre de la empresa.
- Adjuntar un documento de identidad del representante.
Tras este paso, el sistema muestra el estado de la solicitud en revisión por parte de Invopop, que puede tardar hasta 72 horas en resolverse. Aún así, podrás usar el facturador de inmediato enviando los registros de facturación a Verifactu.
Además, desde esta sección podrás consultar y gestionar en cualquier momento el estado de la solicitud.
Si no se marca la casilla “Renovar automáticamente para los próximos períodos”, al iniciar un nuevo año natural la conexión con Verifactu se desactiva automáticamente.