El primer paso para comenzar a utilizar el facturador es la configuración inicial. Desde el menú lateral, navega a: Configuración > Ventas.
Es necesario configurar algunos parámetros antes de emitir la primera factura. Si no se han completado, el sistema te dirigirá automáticamente a esta sección.
Información de la empresa
Estos datos se rellenan automáticamente con la información contable ya existente en Kabilio. Es imprescindible verificar y completar, como mínimo:
- Dirección.
- Código postal.
- Población.
- Provincia.
- País.
Numeración
La numeración de las facturas debe configurarse correctamente, ya que está regulada por la legislación española (RD 1619/2012, art. 6) y es obligatorio:
- No generar dos facturas con la misma numeración.
- No dejar saltos en la secuencia de numeración.
Errores en este aspecto pueden derivar en sanciones e inspecciones tributarias.
En Kabilio se pueden crear numeraciones distintas para:
- Facturas ordinarias.
- Facturas rectificativas.
Para cada tipo, se pueden configurar numeraciones diferentes y elegir cuál aplicar por defecto. Cuando generes una factura, Kabilio usará la numeración configurada por defecto. No obstante, se podrá cambiar manualmente
Cada numeración incluye:
- Nombre de la numeración: sirve para identificar la numeración al crear las facturas.
- Prefijo: es la parte fija de la numeración (no el número de la factura). Se puede incluir letras, números, símbolos especiales (#, !, -) y variables dinámicas utilizando "@" como
@año,@mes. Con el uso de las variables dinámicas, Kabilio resetea automáticamente la numeración con el cambio de año y/o mes.
Recomendamos utilizar un prefijo que ayude a distinguir entre tipos de facturas (ordinarias o rectificativas), separar por años fiscales y evitar duplicidades. - Número de progreso: es el número con el cual empezará (o por el que va) la numeración de las facturas. Este valor se incrementará automáticamente en una unidad (+1) con cada nueva factura generada.
Apariencia visual
Puedes personalizar algunos parámetros del diseño de las facturas para que reflejen la identidad corporativa:
- Colores corporativos.
- Logotipo de la empresa y tamaño del logotipo.
- Mostrar o no mostrar la referencia de los productos en la factura.
- Pie de página personalizado.
Pagos
En este mismo apartado, dirígete a la pestaña ‘Pagos’ si quieres incluir detalles del pago en la factura.
Puedes ajustar:
- Los días de vencimiento por defecto (por ejemplo, 30 días, 60 días, etc.).
- Los métodos de pago predeterminados (pago al contado y transferencia bancaria).
Estos parámetros se pueden modificar en cada factura concreta.
Emails
Kabilio permite enviar facturas por correo electrónico directamente desde la plataforma. Para optimizar este proceso, deberás configurar desde la pestaña 'Emails':
- Email(s) de recepción de respuesta.
- Email(s) en copia y/o copia oculta.
- Plantillas del email, con asunto y cuerpo personalizable. Se pueden usar variables dinámicas (ej. [numero_documento], [total]) que se completan automáticamente.