Actualmente tenemos disponibles tres canales diferenciados para la carga de documentos, la carga manual, vía correo electrónico o mediante gestores documentales en la nube.
Carga manual
1. Importa documentos de manera individual: en la vista de empresa, hay dos pestañas desde las que puedes subir de manera manual los documentos: facturas emitidas y facturas recibidas, en ambas encontrarás el botón 'Importar documentos' ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.
✅Es indiferente desde que pestaña se carguen los documentos, ya que, Kabilio comprende cuál es una factura de venta y cual es de compra y las sube automáticamente en la sección correcta.
- También puedes acceder al botón: 'Importar documentos' desde el menú lateral izquierdo, si vas a Configuración > Carga de documentos
Una vez pulses importar documentos, podrás traspasarlos desde tu dispositivo fácilmente mediante subir documentos o bien arrastrarlos directamente desde la carpeta donde los tienes guardados en tu equipo.
En cualquiera de los casos, cuando hayas terminado de subir los documentos, pulsa el botón 'Importar'
❗En caso de que durante la importación manual de facturas se detecten documentos erróneos que no pueden ser importados, podrás continuar con la importación del resto de documentos válidos sin necesidad de eliminar los archivos con errores.
Adicionalmente, se ofrece la opción "Ver solo documentos con error", que permite revisar de forma rápida y sencilla únicamente aquellos documentos que presentan problemas, facilitando su identificación.
✅Una vez hayas pulsado importar, la IA de Kabilio empezará el proceso de reconocimiento y clasificación de documentos y las agregará al listado con su respectiva información y estado para que puedas validarlas.
2. Importa un archivo Excel o CSV: carga un archivo que contenga la información de las diferentes facturas a importar: accede a la empresa, entra en el apartado facturas recibidas o facturas emitidas dependiendo del tipo de documentos que contenga el archivo.
⚠️ En este caso es estrictamente necesario que se importen en el apartado correspondiente.
Pulsa sobre la flechita que verás junto a Importar documentos en la esquina superior derecha y selecciona la opción Importar archivo Excel o CSV
Se abrirá una pantalla donde podrás cargar el documento desde el ordenador o arrastrarlo directamente. Proporcionamos una plantilla que puedes descargar, cumplimentar y usar, aunque también tienes la opción de cargar tu propio archivo. Sin embargo, hay ciertos datos que deben incluirse obligatoriamente.
- Fecha de emisión
- Nº de factura
- Base
- % IVA
- Cuota
- Total
- NIF (tercero)
Una vez cargado, es necesario asignar a que columna pertenece cada campo obligatorio antes de pulsar siguiente.
Correo electrónico.
Puedes activar esta opción desde el menú lateral izquierdo si vas a Configuración > Carga de documentos, en el listado: Otros canales disponibles pulsa el botón Activar que verás al lado derecho de la opción: email.
Esto abrirá una nueva ventana donde verás una dirección de correo electrónico. Esta dirección de correo la proporciona automáticamente Kabilio y es exclusiva para la empresa en la que se está trabajando. Por lo tanto, generará una distinta para cada cliente.
- El siguiente paso será enviar los documentos a la dirección de correo generada en el punto anterior. Una vez recibido el correo con los documentos Kabilio procesará por orden de llegada todas las facturas que contenga y las trasladará a las secciones facturas emitidas/recibidas según corresponda sin necesidad hagas nada más.
Gestores documentales.
- Dropbox
Kabilio se integra con Dropbox para que puedas aprovechar el flujo de trabajo con el que ya operáis asesorías y clientes. Nuestro software se encarga de importar automáticamente las nuevas facturas que se suban a Dropbox posteriormente a la conexión por orden de llegada.
Puedes activar esta opción desde el menú lateral si vas a Configuración > Carga de documentos en el listado: Otros canales disponibles pulsa el botón Activar que verás al lado derecho de Dropbox.
Se abrirá una nueva ventana donde encontrarás el botón: Conectar cuenta. Tras pulsarlo te redireccionará a una nueva ventana para que conectes la cuenta de Dropbox y elijas las carpetas que quieras compartir con Kabilio.
✅Próximamente tendremos integraciones disponibles también con Google Drive o Microsoft OneDrive para facilitar aún más el proceso.