Actualmente tenemos disponibles tres canales diferenciados para la carga de documentos, la carga manual, vía correo electrónico o desde un gestor documental en la nube.
Carga manual: desde la vista de empresa, hay dos pestañas desde las que puedes subir de manera manual los documentos: facturas emitidas y facturas recibidas, en ambas encontrarás el botón > Importar documentos ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Es indiferente desde que pestaña se carguen los documentos, ya que, Kabilio comprende cuál es una factura de venta y cual es de compra y las sube automáticamente en la sección correcta.
- También puedes acceder al botón: Importar documentos desde el menú lateral izquierdo, si vas a Configuración > Carga de documentos
Una vez pulses importar documentos, en la esquina superior derecha, podrás traspasarlos desde tu dispositivo fácilmente utilizando el botón subir documentos o bien arrastrarlos directamente desde la carpeta donde los tienes guardados en tu equipo.
En cualquiera de los casos, cuando hayas terminado de subir los documentos, pulsarás el botón Importar.
En caso de que durante la importación manual de facturas se detecten documentos erróneos que no pueden ser importados, podrás continuar con la importación del resto de documentos válidos sin necesidad de eliminar los archivos con errores.
Adicionalmente, se ofrece la opción "Ver solo documentos con error", que permite revisar de forma rápida y sencilla únicamente aquellos documentos que presentan problemas, facilitando su identificación.
- Una vez hayas pulsado importar, la IA de Kabilio empezará el proceso de reconocimiento y clasificación de documentos y las agregará al listado con su respectiva información y estado para que puedas validarlas.
Email: puedes activar esta opción desde el menú lateral izquierdo si vas a Configuración > Carga de documentos, en el listado: Otros canales disponibles pulsa el botón Activar que verás al lado derecho de la opción: email.
Esto abrirá una nueva ventana donde verás una dirección de correo electrónico. Esta dirección de correo la proporciona automáticamente Kabilio y es exclusiva para la empresa en la que se está trabajando. Por lo tanto, generará una distinta para cada cliente.
- El siguiente paso será enviar los documentos a la dirección de correo generada en el punto anterior. Una vez recibido el correo con los documentos Kabilio procesará por orden de llegada todas las facturas que contenga y las trasladará a las secciones facturas emitidas/recibidas según corresponda sin necesidad hagas nada más.
Gestores documentales en la nube: mediante estas integraciones puedes aprovechar el flujo de trabajo con el que ya operáis asesorías y clientes, para que nuestro software se encargue de importar automáticamente las nuevas facturas subidas, por orden de llegada.
Esta opción está disponible para:
Dropbox: próximamente
Puedes activar esta opción desde el menú lateral si vas a Configuración > Carga de documentos, en el listado: Otros canales disponibles pulsa el botón Activar que verás al lado derecho de Dropbox.
Se abrirá una nueva ventana donde encontrarás el botón: Conectar cuenta. Tras pulsarlo te redireccionará a una nueva ventana para que conectes la cuenta de Dropbox y elijas las carpetas que quieras compartir con Kabilio.
Google Drive: próximamente
Microsoft One Drive: próximamente