En Kabilio se pueden usar diferentes metodologías para cargar los documentos con los que vamos a trabajar. En primer lugar, se pueden cargar manualmente en la plataforma. También se pueden cargar a través del correo electrónico, y por último hemos añadido como metodología la conexión con Dropbox.
Además actualmente tenemos la opción de poder cargar documentos en formato pdf, jpg, png. Y pueden cargarse tanto por separado como unidos en un mismo documento, que luego la IA de Kabilio se encargará de separar para ahorraros tiempo y esfuerzo en estas tareas mas manuales. Y por último, también se puede importar un documento Excel de forma manual, donde cada fila pertenecerá a una factura distinta.
¿Y que pasa si nos equivocamos de empresa par subir un documento? Pues cuando la Inteligencia Artificial de Kabilio detecta que esa factura pertenece a otra empresa, informará al usuario para que pueda cambiar las facturas a la empresa correcta, ya sea una por una, o de forma masiva, sin necesidad de eliminar documentos y volverlos a cargar en la plataforma
Carga manual
Tendremos 2 posibilidades, realizar la importación de los documentos pdf, jpg o png, o realizar la importación en Excel:
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Importa documentos de manera individual en pdf, jpg o png:
En la vista de empresa, hay dos pestañas desde las que puedes subir de manera manual los documentos: facturas emitidas y facturas recibidas, en ambas encontrarás el botón 'Importar documentos' ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.
✅Es indiferente desde que pestaña se carguen los documentos, ya que, Kabilio comprende cuál es una factura de venta y cual es de compra y las sube automáticamente en la sección correcta.
- También puedes acceder al botón: 'Importar documentos' desde el menú lateral izquierdo, si vas a Configuración > Carga de documentos
Una vez pulses importar documentos, podrás traspasarlos desde tu dispositivo fácilmente mediante subir documentos o bien arrastrarlos directamente desde la carpeta donde los tienes guardados en tu equipo.
En cualquiera de los casos, cuando hayas terminado de subir los documentos, pulsa el botón 'Importar'
❗En caso de que durante la importación manual de facturas se detecten documentos erróneos que no pueden ser importados, podrás continuar con la importación del resto de documentos válidos sin necesidad de eliminar los archivos con errores.
Adicionalmente, se ofrece la opción "Ver solo documentos con error", que permite revisar de forma rápida y sencilla únicamente aquellos documentos que presentan problemas, facilitando su identificación.
✅Una vez hayas pulsado importar, la IA de Kabilio empezará el proceso de reconocimiento y clasificación de documentos y las agregará al listado con su respectiva información y estado para que puedas validarlas.
2. Importa un archivo Excel o CSV:
Carga un archivo que contenga la información de las diferentes facturas a importar: accede a la empresa, entra en el apartado facturas recibidas o facturas emitidas dependiendo del tipo de documentos que contenga el archivo.
⚠️ En este caso es estrictamente necesario que se importen en el apartado correspondiente.
Pulsa sobre la flechita que verás junto a Importar documentos en la esquina superior derecha y selecciona la opción Importar archivo Excel o CSV
Se abrirá una pantalla donde podrás cargar el documento desde el ordenador o arrastrarlo directamente. Proporcionamos una plantilla que puedes descargar, cumplimentar y usar, aunque también tienes la opción de cargar tu propio archivo. Sin embargo, hay ciertos datos que deben incluirse obligatoriamente.
- Fecha de emisión
- Nº de factura
- Base
- % IVA
- Cuota
- Total
- NIF (tercero)
Una vez cargado, se realiza la inferencia de columnas con IA. Se ha incorporado la sugerencia automática mediante Inteligencia Artificial para la asignación de columnas en los importadores de Excel. De esta forma, las columnas del archivo se rellenan automáticamente gracias a la IA de Kabilio, eliminando la necesidad de asignarlas manualmente y agilizando significativamente el proceso de importación.
Además desde el importador de excel, se valida de forma automática el VIES en el importador de facturas para el campo "NIF" sin necesidad de tener informado en el Excel en una columna adicional el código del país. De está manera también se pueden añadir las operaciones intracomunitarias en aquellas empresas
Correo electrónico.
Puedes activar esta opción desde el menú lateral izquierdo si vas a Configuración > Carga de documentos, en el listado: Otros canales disponibles pulsa el botón Activar que verás al lado derecho de la opción: email.
Esto abrirá una nueva ventana donde verás una dirección de correo electrónico. Esta dirección de correo la proporciona automáticamente Kabilio y es exclusiva para la empresa en la que se está trabajando. Por lo tanto, generará una distinta para cada cliente.
- El siguiente paso será enviar los documentos a la dirección de correo generada en el punto anterior. Una vez recibido el correo con los documentos Kabilio procesará por orden de llegada todas las facturas que contenga y las trasladará a las secciones facturas emitidas/recibidas según corresponda sin necesidad hagas nada más.
Gestores documentales.
- Dropbox
Kabilio se integra con Dropbox para que puedas aprovechar el flujo de trabajo con el que ya operáis asesorías y clientes. Nuestro software se encarga de importar automáticamente las nuevas facturas que se suban a Dropbox posteriormente a la conexión por orden de llegada.
Puedes activar esta opción desde el menú lateral si vas a Configuración > Carga de documentos en el listado: Otros canales disponibles pulsa el botón Activar que verás al lado derecho de Dropbox.
Se abrirá una nueva ventana donde encontrarás el botón: Conectar cuenta. Tras pulsarlo te redireccionará a una nueva ventana para que conectes la cuenta de Dropbox y elijas las carpetas que quieras compartir con Kabilio.
✅Próximamente tendremos integraciones disponibles también con Google Drive o Microsoft OneDrive para facilitar aún más el proceso.